AI maakt ERP-systemen slimmer: het verwerkt bergen data, geeft realtime inzichten en automatiseert taken die normaal veel tijd kosten. AI-oplossingen worden ook steeds beter afgestemd op specifieke branches. Klinkt goed, toch?
Maar let op: als je AI niet goed toepast, loop je het risico om in de zogeheten AI-valkuil te stappen.
Wat is een ERP-systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dat is software waarmee je verschillende bedrijfsprocessen centraal beheert. Zo heb je één systeem dat alles samenbrengt.
Waarom AI in ERP soms misgaat?
AI wordt steeds meer standaard in ERP-systemen. Volgens de EY AI Pulse Survey zal het aantal Amerikaanse managers dat minimaal 10 miljoen dollar in AI investeert, in 2025 verdubbelen. Grote stap, maar niet zonder risico’s.
Er zijn genoeg voorbeelden van organisaties waar het misliep. Hieronder een paar situaties waarin AI niet helemaal bracht wat men ervan had verwacht.
AI in de publieke sector: systeem paste niet bij de organisatie
Een overheidsinstelling gebruikte een AI-ERP-systeem dat eigenlijk bedoeld was voor het bedrijfsleven. Gevolg: belangrijke functies zoals budgetbeheer en subsidies zaten er niet goed in. Medewerkers moesten allerlei workarounds bedenken of zelfs terug naar Excel. Het systeem werd uiteindelijk stopgezet. Resultaat: weggegooid geld, frustratie en terug naar de tekentafel.
AI in non-profit: automatisering sloeg door
Een internationale non-profitorganisatie zette AI in voor donateurbeheer. De tool focuste vooral op grote gevers, terwijl juist de kleinere donateurs samen veel inkomsten opleverden. Door de onpersoonlijke communicatie haakten veel mensen af. Uiteindelijk werd het AI-systeem deels uitgefaseerd en ging de organisatie weer terug naar een persoonlijkere aanpak.
AI in de zakelijke markt: te strak en te onpersoonlijk
Een middelgroot adviesbureau wilde met AI de inzet van consultants verbeteren. In het begin leek het goed te gaan, maar al snel bleek dat het systeem te weinig flexibiliteit bood. Medewerkers werden verkeerd ingepland en klanten waren minder tevreden. Menselijke expertise bleek toch onmisbaar. De AI sloot niet aan bij de dynamiek van het werk.
Wat kun je hiervan leren?
AI is geen wondermiddel. Het werkt alleen als je het inzet om een écht probleem op te lossen. Ga dus niet zomaar automatiseren omdat het kan. Stel jezelf eerst deze vragen:
- Welk probleem wil ik oplossen?
- Welke processen kunnen beter?
- Is AI hiervoor écht de juiste oplossing?
Ga aan de slag met een heldere strategie
Wil je AI inzetten binnen je ERP-systeem? Start dan met het in kaart brengen van je processen. Kijk waar het nu misgaat of waar je winst kunt behalen. Op basis daarvan bepaal je welke data je nodig hebt en of AI daarbij past.
Tip: meer data betekent niet altijd betere resultaten. Soms werken kleinere, gerichte datasets juist efficiënter.
Zorg voor goede data-governance
Als je aan de slag gaat met AI, moet je ook zorgen voor duidelijke afspraken over hoe je de technologie gebruikt. Stel een framework op met heldere richtlijnen, zoals:
- Wees open over wat AI doet en waarvoor het wordt ingezet
- Automatiseer alleen waar het echt waarde toevoegt
- Zorg dat er ruimte blijft voor maatwerk
- Test AI-functionaliteiten regelmatig op effectiviteit en eerlijkheid
Conclusie
Met een goed plan en duidelijke keuzes haal je het beste uit AI, zonder in valkuilen te trappen. Blijf focussen op wat je wilt bereiken, kies tools die daarbij passen en zorg dat je systemen blijven aansluiten op jouw organisatie.
Zo houd je de regie en zorg je voor een succesvolle AI-implementatie binnen je ERP-systeem.