Access is een informatie management systeem, je kan er data in opslaan en analyseren. Het is een Microsoft product en heeft op het eerste gezicht iets weg van Excel. De functies zijn echter uitgebreider en helpen je bij grote hoeveelheden data. Belangrijk onderdeel van Access is de mogelijkheid relaties tussen tabellen vast te kunnen leggen.
Tabellen
De basis van elk Access bestand zijn de tabellen. Hierin wordt alle data ingevoerd, de relaties met andere tabellen kunnen hier al in aangegeven worden. Als tabellen in relatie zijn met elkaar hebben ze een veld in de tabel waarin er naar een element uit een andere tabel verwezen wordt. Het is van groot belang dat je deze tabellen goed opzet om te voorkomen dat er later in het proces dingen niet werken. Alle rijen in de tabel hebben een uniek ID nummer, deze heb je nodig omdat je alleen naar iets kunt verwijzen met een unieke naam en vaak hebben rijen van zichzelf geen unieke waarde.
Formulieren
Naast de tabellen zijn er formulieren, als je in je tabel alle gewenste kolommen hebt gemaakt kan je de tabel opslaan en een formulier maken over deze tabel. In het formulier kan je dan in een simpele en eenduidige interface alle gegevens invullen om een nieuwe rij te maken zonder dat je daadwerkelijk in de tabel hoeft te werken. Dit zorgt er voor dat je geen fouten kunt maken of per ongeluk een eerder gemaakte rij kunt verwijderen.
Features van Access
Naast deze drie hoofdonderdelen kan er natuurlijk nog veel meer gedaan worden met Access. Met een query kan er data in het bestand aangepast worden. Voorbeelden van queries zijn sorteren, berekenen, groeperen. Door het gebruik van macros kan er een serie acties uitgevoerd worden op een geautomatiseerde basis. Door de meer ervaren gebruiker wordt het gebruik van modules soms verkozen over het gebruik van macros, modulen zijn de basis van de programmeertaal achter Access en daardoor kan je de Visual Basic for Applications schrijven en aanpassen. Om uiteindelijk alle data te kunnen exporteren naar bijvoorbeeld Word of Excel kan Access een rapport maken.
Primaire velden
De primaire velden van een tabel bevatten de unieke naam die nodig zijn om de rijen van elkaar te onderscheiden. Je kan bijvoorbeeld niet mensen onderscheiden op hun achternaam, als een groep mensen dan Jan Jansen en Klaas Jansen bevat, kan het systeem niet meer bepalen wie, wie is. Dit is ook waarom iedereen een burgerservice nummer heeft, dat is de enige manier waarop de overheid meneer Jan Jansen uit Amsterdam en zijn buurman die ook Jan Jansen heet, gemakkelijk uit elkaar kan houden in hun administratie.
Verwijzingsvelden
Dit zijn de velden waarin naar een andere tabel wordt verwezen. Je kan van een kolom een “opzoeken en relatie” kolom maken. Vervolgens kan je dan een andere tabel kiezen om naar te verwijzen. Om terug te komen op het voorbeeld van het burger service nummer, stel je voor dat de gemeente waar jij woont een Access bestand bijhoud met alle mensen die in de gemeente wonen met daarin onder andere je burger service nummer, je naam en je adres. Als de balie medewerker op het gemeente huis dan een document moet bijhouden met daarin met wie ze allemaal gesproken heeft, dan kan ze een Acces formulier invullen aan het begin van elk gesprek met daarin bijvoorbeeld de datum de locatie en de persoon met wie hij heeft gesproken. Om te kunnen verwijzen naar een persoon uit een andere tabel, de tabel met daarin alle burgers die in de gemeente wonen, moet er een uniek kenmerk zijn, het burger service nummer dus. In het verwijzingsveld voert zij dan enkel het burger service nummer in, waarna Access daar een naam en adres bij heeft.
Access versus Excel of een andere spreadsheet
Ten eerste is Access minder gevoelig voor menselijke fouten dan een spreadsheet. Stel we zouden een spreadsheet bijhouden van iedereen met wie de boven genoemde balie medewerker praat, dan kan het zo zijn dat iemand die vol uit Johannes heet maar door het leven gaat als Jan, twee keer langs komt en er de ene keer Johannes en de andere keer Jan ingevuld wordt. Op die manier wordt het later lastig terug te vinden hoe vaak iemand gemiddeld met de balie medewerker komt praten, bijvoorbeeld. Ook kan het zo zijn dat de balie medewerker gewoon een typefout maakt, iets vergeet in te vullen of per ongeluk een eerder genoteerde regel verwijdert. Door de formulieren die gebruikt worden om data toe te voegen aan de tabellen en het verwijzen naar de al bestaande tabel met bewoners, kunnen al deze fouten gemakkelijk voorkomen worden. Ten tweede is de productiviteit van de gebruikers hoger. Het invullen van gegevens gaat snel en gemakkelijk door de formulieren en door het gebruik van verwijzingen naar tabellen is het ook gemakkelijk om gegevens aan te passen. Als laatste is het zo dat er in Access maar één waarheid kan zijn en dat deze in een standaard interface wordt gepresenteerd. Dit zorgt voor betere beslissingen en duidelijkere inzichten. Op het gebied van visualisatie in bijvoorbeeld grafieken is Access ook geavanceerder dan Excel.
Geïnteresseerd in werken met Microsoft Access?
Dan is onze training Microsoft Access Basis iets voor jou! In deze training leer je de basisvaardigheden om met Access aan de slag te kunnen gaan. Wil je hele databases gaan ontwerpen of verfraaien dan kan je ook nog de training Microsoft Access Maatwerk doen.