Het is binnen Microsoft Teams mogelijk om op meerdere manieren samen te werken met collega’s. Zo kun je bestanden makkelijk met elkaar delen, deelnemen aan een Microsoft Teams vergadering, 1-op-1 chatten en/of videobellen, groeps-chat, werken in kanalen en het delen van het gehele bureaublad of een enkele applicatie. In deze blog gaan we kijken naar het volgende: Hoe maak je een team aan in Microsoft Teams? Wat zijn kanalen in Microsoft Teams? Wat voegt een gedeeld kanaal toe en wat zijn de verschillen in mogelijkheden tussen de type kanalen?
- Een team aanmaken binnen Microsoft Teams
- Chatten binnen Microsoft Teams
- Kanalen (channels) binnen Microsoft Teams
- Gedeelde kanalen (shared channels) binnen Microsoft Teams
- Vergelijking kanaal types
- Mogelijkheden binnen gedeelde kanalen
- Opties voor kanaal types
- Meer kennis over Microsoft Teams opdoen bij Master IT?
Een team aanmaken binnen Microsoft Teams
Teams kunnen open ofwel toegankelijk zijn voor de gehele organisatie of juist enkel voor uitgenodigde leden. De organisatie zelf kan ook beperken wie een nieuw team mag aanmaken. Deze bevoegdheid kan bij de beheerder liggen maar ook toegestaan worden aan andere gebruikers. Hiernaast kan er als team/projectgroep samengewerkt worden binnen Microsoft Teams als er een privé team aangemaakt te worden.
Het aanmaken van een nieuw team kan op vier manieren:
- Een volledig nieuw team maken (als er geen bestaande Microsoft 365 groepen of teams aanwezig zijn)
- Gebruikmakend van sjablonen aanwezig in Microsoft Teams
- Team maken met als basis een bestaand team binnen Microsoft Teams
- Team maken vanuit een bestaande Microsoft 365 groep
*LET OP: Er kunnen maximaal 250 teams worden aangemaakt binnen Microsoft Teams*
Als een team aangemaakt is op basis van een bestaand team of een Microsoft 365 groep dan zijn dezelfde mensen eigenaar/lid van het team. Bij een team dat geheel nieuw of op basis van een sjabloon is aangemaakt is degene die deze actie heeft uitgevoerd eigenaar van het team. Het advies van Microsoft zelf is om minimaal twee eigenaars in te stellen op een team. Op die manier kan continuïteit binnen het team worden gegarandeerd.
Maar hoe nodig je iemand uit voor teams? Alleen een eigenaar (team-owner) van het team kan personen die samen moeten werken aan het team koppelen door deze lid (team member) te maken van het team. Dit kunnen zowel interne medewerkers (leden) als externe gebruikers (gasten) zijn. Zo is het gebruik van Microsoft Teams niet enkel beperkt tot werknemers binnen eenzelfde organisatie.
Een aantal veel gebruikte functionaliteiten binnen een team:
- Bestanden delen, opslaan en hierin samenwerken
- De mogelijkheid om te kunnen chatten met andere leden of gasten, 1-op-1 of binnen een team
- De mogelijkheid om te kunnen videobellen met andere leden of gasten, 1-op-1 of binnen een team
- Het delen van een bureaublad of andere ondersteunde applicaties
- Statusmeldingen
- Applicaties toevoegen
- Het gebruik van bots
- Het gebruik van kanalen (channels)
Wil je weten hoe je een chat start en wat kanalen (channels) precies zijn binnen Microsoft Teams? Lees dan snel verder.
Chatten binnen Microsoft Teams
Chatten staat centraal in alles wat je in Microsoft Teams doet. Van individuele chats met slechts één andere persoon tot groep chats en gesprekken in kanalen. Een aantal belangrijke dingen om te weten:
Chats kunnen één-op-één of in een groep zijn
Start één-op-één en groepsgesprekken op de volgende manier:
door bovenaan in de chatlijst Nieuwe chat te selecteren en een naam van een persoon, groep of tag in te voeren. Eenmaal in een chat kun je berichten verzenden die bestanden, koppelingen, emoji, stickers en GIF’s kunnen bevatten, afhankelijk van de boodschap die je wilt overbrengen.
Nadat je Nieuwe chat hebt geselecteerd en de naam van de persoon hebt ingevoerd, stelt je het bericht op in het tekst vak en selecteer je vervolgens Verzenden of je drukt op Enter. Hiermee wordt de chatsessie voor je gestart.
Kanalen (channels) binnen Microsoft Teams
Kanalen zijn specifieke gedeeltes binnen een team om gesprekken te delen over specifieke onderwerpen, projecten of andere zaken die belangrijk zijn binnen het team.
Binnen kanalen kan, los van het team, met elkaar een chatconversatie gevoerd worden die voor alle leden van het kanaal ter beschikking is en blijft. Een kanaal kan ook uitgebreid worden met applicaties, bots, connectors en gedeelde bestanden specifiek voor dat kanaal. Je zou het kunnen zien als een mini-team binnen een bepaald team.
Om te kunnen chatten binnen een kanaal dienen de volgende stappen te worden doorlopen:
- Als je naar een kanaal in Teams gaat, is het allereerste tabblad Berichten. Beschouw dit als één grote groep chat. Iedereen die toegang heeft tot het kanaal kan berichten zien in Berichten.
Op basis van jouw organisatie en cultuur moet je bepalen welke berichten geschikt zijn voor het tabblad Berichten in een bepaald kanaal. Een ander belangrijk ding om te weten is dat antwoorden op een kanaalbericht gekoppeld blijven aan het oorspronkelijke bericht. Op deze manier kan de volledige thread van het gesprek gemakkelijk worden gevolgd door iemand die het gesprek leest. Dit is wat geweldig is aan gesprekken met discussielijnen. Als je een kanaalbericht wilt beantwoorden, moet je de koppeling Beantwoorden onder het bericht gebruiken.
- Tot recentelijk waren er twee mogelijkheden met betrekking tot het aanmaken van kanalen:
- Standaard kanalen: toegang voor elk teamlid en eigenaren
- Privé kanalen: toegang voor geselecteerde team members
De standaard kanalen zijn voor alle members van het team toegankelijk. Hiermee kan binnen een team voor bijvoorbeeld een project een apart gedeelte gemaakt worden.
Zonder verdere aanpassing kan elke team eigenaar of team member een privé kanaal aanmaken. Degene die het privé kanaal aanmaakt is ook de eigenaar van het privé kanaal en kan andere gebruikers toevoegen en verwijderen.Members die zijn toegevoegd aan een privé kanaal hebben een veilige plek om met elkaar te communiceren. Hierbij zijn alle gesprekken alleen voor members van het privé kanaal zichtbaar, en daarnaast de eerder geplaatste berichten in het privé kanaal. Vanaf eind juli 2022 is het ook mogelijk om een gedeeld kanaal aan te maken.
Gedeelde kanalen (shared channels) binnen Microsoft Teams
Als team owner is het met shared channels mogelijk om een kanaal te delen met een gebruiker zonder deze toegang te geven tot het team en de daarbij behorende standaard kanalen. Een tweede scenario voor het gebruik van gedeelde kanalen is als je gebruikers van buiten het team of de organisatie slechts beperkt toegang wilt geven tot een team. Hierbij is het niet nodig om te werken met gast accounts of te wisselen tussen Microsoft Teams omgevingen.
Op het moment van schrijven zijn gedeelde kanalen nog in public preview, naar verwachting worden deze GA (General Available) medio eind juli 2022. Meer informatie hierover is te vinden op de Microsoft roadmap onder Feature ID 94820.
Het aanmaken van een gedeeld kanaal gaat als volgt:
- Ga naar het team waarvoor je het gedeelde kanaal wilt maken en selecteer Meer opties > Kanaal toevoegen.
- Voer een naam en beschrijving in voor het betreffende kanaal
- Selecteer onder privacy de pijl omlaag aan de rechterkant.
- Kies vervolgens Gedeeld (shared) – personen die u uit uw organisatie of andere organisaties kiest, hebben toegang.
Selecteer vervolgens maken *LET OP: de standaardinstelling is “Dit kanaal delen met iedereen in het team”*
- Typ de namen van de personen in je organisatie die je wilt toevoegen aan het kanaal en selecteer deze in de lijst. Als personen buiten de organisatie toegevoegd dienen te worden, typ dan hun e-mailadressen en selecteer deze in de lijst. Selecteer vervolgens Delen (Share).
- Als je een lid wilt wijzigen in een eigenaar, selecteer dan de pijl-omlaag rechts van Lid en kies de juiste Eigenaar. Selecteer vervolgens Gereed.
*LET OP: Een gedeeld kanaal kan na het aanmaken niet gewijzigde worden in een standaard- of privékanaal en omgekeerd.*
Vergelijking kanaal types
In de onderstaande tabel worden de verschillende kanaal types met elkaar vergeleken:
| Samenwerking mogelijk met | Gedeeld kanaal | Standaard kanaal | Privé kanaal |
| Iedereen in een team | ✔ | ✔ | |
| Gebruikers buiten je team | ✔ | ✔ | |
| Gebruikers binnen je team | ✔ |
Tabel 1 – Vergelijking kanaal types
Mogelijkheden binnen gedeelde kanalen
Onderstaand worden de verschillende mogelijkheden voor eigenaren, leden, gasten en externe gebruikers binnen gedeelde kanalen in Teams uiteengezet.
- Aanmaken gedeeld kanaal
- Team eigenaar: admin controlled
- Team lid: admin en team eigenaar
- Gast: nee
- Gedeeld kanaal eigenaar: N/A
- Gedeeld kanaal lid: nee
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
- Verwijderen gedeeld kanaal
- Team eigenaar: ja
- Team lid: nee
- Gast: nee
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja
- Gedeeld kanaal lid: nee
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
- Verlaten gedeeld kanaal
- Team eigenaar: N/A
- Team lid: N/A
- Gast: N/A
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja, tenzij laatste eigenaar
- Gedeeld kanaal lid: ja
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: ja
- Aanpassen gedeeld kanaal
- Team eigenaar: nee
- Team lid: N/A
- Gast: N/A
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja
- Gedeeld kanaal lid: nee
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
- Restore verwijderd gedeeld kanaal
- Team eigenaar: ja
- Team lid: nee
- Gast: nee
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja
- Gedeeld kanaal lid: nee
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
- Toevoegen leden
- Team eigenaar: nee
- Team lid: N/A
- Gast: N/A
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja
- Gedeeld kanaal lid: nee
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
- Instellingen aanpassen
- Team eigenaar: nee
- Team lid: N/A
- Gast: N/A
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja
- Gedeeld kanaal lid: nee
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
- Tabbladen en apps beheren
- Team eigenaar: nee
- Team lid: N/A
- Gast: N/A
- Gedeeld kanaal eigenaar: ja
- Gedeeld kanaal lid: ja
- Gedeeld kanaal externe gebruiker: nee
Opties voor kanaal types
| Opties | Standaard kanaal | Privé kanaal | Gedeeld kanaal |
| Toevoegen gebruikers aan een kanaal zonder deze aan een team toe te voegen | Nee | Nee | Ja |
| Kanaal lidmaatschap kan beperkt worden tot een gedeelte van het team | Nee | Ja | Ja |
| Kanaal kan direct gedeeld worden met andere teams | Nee | Nee | Ja |
| Kanaal kan gedeeld worden met het bovenliggende team | N/A | Nee | Ja |
| Gasten kunnen deelnemen aan het kanaal | Ja | Ja | Nee |
| Moderatie is mogelijk | Ja | Nee | Nee |
| Breakout rooms | Ja | Nee | Nee |
| Kopiëren link van het kanaal | Ja | Nee | Nee |
| Elk kanaal heft zijn eigen SharePoint site | Nee | Ja | Ja |
| Scheduled meetings | Ja | Nee | Ja |
| Planner | Ja | Nee | Nee |
| Bots, connector, en bericht extensies | Ja | Nee | Nee |
| Class teams ondersteuning | Ja | Ja | Nee |
| Tags | Ja | Nee | Nee |
| Analytics | Ja | Ja | Nee |
Tabel 2 – Mogelijkheden binnen gedeelde kanalen
Meer kennis over Microsoft Teams opdoen bij Master IT?
Wil jij meer weten over het beheren en gebruiken van Microsoft Teams? Dan helpen we je bij Master IT uiteraard graag!
Ben je benieuwd naar het configureren, implementeren en beheren van Microsoft Office 365 workloads voor Microsoft Teams? Wil jouw organisatie zich richten op efficiënte en effectieve samenwerking en communicatie? Dan is de MS-700 Managing Microsoft Teams training iets voor jou!
Of ben je op zoek naar een gebruikerstraining voor het optimaal samenwerken met collega’s binnen Microsoft Teams? In de training Microsoft Teams voor Eindgebruikers leer je snel en effectief communiceren binnen Teams, beter samenwerken, bestanden op een eenvoudige manier delen en makkelijk vergaderingen inplannen. Deze training is ook in de Engelstalige variant te volgen
Wil je meer informatie over één van de Microsoft trainingen bij Master IT? Vul dan hieronder het contactformulier in. Eén van onze opleidingsadviseurs zal dan zo snel mogelijk contact met je opnemen!