Microsoft Word: het is al jaren de populairste tekstverwerker ter wereld en een programma waar we bijna allemaal incidenteel of regelmatig gebruik van maken. Of je nu een persoonlijke brief, een lijvig zakelijk document of het concept van je gedroomde bestseller wilt maken, Word biedt uitkomst.
Als regelmatige gebruiker denk je waarschijnlijk dat Microsoft Word amper nog geheimen voor je heeft. Toch halen veel mensen lang niet het maximale rendement uit het tekstverwerkingsprogramma. Best zonde. In dit artikel geven we je een duwtje in de goede richting met een aantal handige tips en trucs die jou in staat stellen om nog meer te leren over Microsoft Word.
Maak gebruik van de verschillende beeldfuncties
Niet iedereen weet het, maar Microsoft Word geeft je de mogelijkheid om het resultaat van je noeste typewerk te bekijken in verschillende beeldformaten. Veel gebruikers kijken standaard alleen naar ‘Normaal’. De tekst vult dan ongeveer de halve breedte van het scherm, overeenkomstig met de breedte die je op een A4-vel kan printen. Waar het vel in de lengte op papier ophoudt, staat op het scherm een stippellijn.
Je kunt het document echter ook bekijken in de volgende formaten:
- Lay-out voor het web: deze variant lijkt op de normale, met het verschil dat de tekst nu het hele scherm vult. Er is ook geen grens te zien waar een vel bij het printen op zou houden.
- Afdrukweergave: het beeld ziet er exact zo uit als de te printen versie.
- Overzicht: deze functie geeft met verschillende tekens precies aan waar een nieuwe alinea begint.
Profiteer van snel zoeken en vervangen
Heb je een lang verhaal geschreven en wil je een woord terugvinden zonder het hele document te doorzoeken? Of heb je een woord heel vaak gebruikt, maar steeds verkeerd geschreven? Dan ga je naar ‘Bewerken’ in de menubalk en selecteer je daar ‘Zoeken’ of ‘Vervangen’. Zo corrigeer je overal in het bestand en met één muisklik een meermaals fout geschreven naam, datum of woord.
Creëer overzicht met de juiste opmaak
Ellenlange tekstblokken zonder verdere duiding of structuur: het leest niet prettig, zeker niet vanaf een beeldscherm. Een digitale tekst moet je kunnen scannen. Microsoft Word heeft diverse opmaakfunctionaliteiten die je helpen om een tekst overzichtelijker en prettiger leesbaar te maken. Je kunt natuurlijk zelf aan de slag gaan met de verschillende lettergroottes en -types in Word.
Maar het is tevens mogelijk om dit werk uit te besteden aan het programma. Onder ‘Start’ kun je bij ‘Stijlen’ een reeks opties kiezen die Word dan toepast door het hele document. Zo gaat je document er stilistisch op vooruit, maar behoudt het een uniforme en verzorgde uitstraling. Je kunt het jezelf nóg makkelijker maken door te kiezen voor verschillende standaardthema’s die allemaal hun eigen lettertypes en kleurenschema’s hebben. Dit doe je door te navigeren naar ‘Ontwerpen’ en vervolgens te kiezen voor ‘Documentenopmaak’ en ‘Thema’s’.
Maak een inhoudsopgave
Zeker in een groot document is een inhoudsopgave een waardevolle toevoeging. Je lezers krijgen de mogelijkheid om de tekst te scannen en gelijk naar de delen te gaan die voor hen het belangrijkst en meest relevant zijn. Zelf vind je dankzij een inhoudsopgave ook sneller specifieke informatie en passages terug.
Word heeft een tool waarmee je eenvoudig een inhoudsopgave maakt. Selecteer de titel van het eerste hoofdstuk en klik op ‘Start > Stijlen > Stijl maken’. Vervolgens geef je de stijl een naam en pas je deze toe op alle andere hoofdstuktitels uit je document. Daarna ga je naar‘Verwijzingen > Inhoudsopgave > Aangepaste inhoudsopgave’. Druk vervolgens op ‘Opties’ en zet een 1 achter de stijl van jouw naam.
Maak snel en makkelijk schermopnames
Kom je ergens niet uit? Of wil je een collega op afstand laten zien waar je mee bezig bent? Maak dan in Word snel en makkelijk een opname van je scherm. Ga hiervoor naar ‘Invoegen > Illustraties’ en druk op ‘Schermopname’. Je kunt ervoor kiezen om een beschikbaar venster op te nemen, maar ook zelf een schermopname maken. Die tweede optie geeft je de vrijheid om te bepalen welke delen van je scherm je wilt opnemen.
Integreer Excel in Word
Word biedt de mogelijkheid om tabellen te maken. Het probleem is dat dit, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Excel-sheets, statische objecten zijn waarmee je bijvoorbeeld geen berekeningen kunt uitvoeren. Gelukkig is het mogelijk om een Excel-document in te voegen in Word, waardoor je de rekenkracht van Excel behoudt.
Klik hiervoor op ‘Invoegen/object’ en ga naar het tabblad ‘Bestanden gebruiken’. Als je vervolgens ‘Koppelen aan bestand’ aanvinkt, wijs je het Excel-bestand aan dat je wilt integreren in Word. Automatisch en handmatig verversen zijn allebei mogelijk als je het bestand opnieuw opent.
Pluk de vruchten van efficiënt versiebeheer
Een document ondergaat tussen de aanmaak- en opleverdatum diverse wijzigingen. Het is natuurlijk enorm omslachtig en zonde van je tijd als iedereen die samenwerkt in en aan een document bij elke wijziging een mail rond moet sturen met een nieuwe versie. Met de combinatie OneDrive en Word maak je probleemloos gebruik van de functie versiegeschiedenis. Ieder document dat je opent, bewerkt en weer sluit, wordt opgeslagen als versie. Je kunt alle vorige versies openen, herstellen en eventueel verwijderen.
Met het inschakelen van de functie ‘Wijzigingen bijhouden’ (te vinden onder het tabblad ‘Controleren > Bijhouden’) zie je bovendien terug welke bewerkers op enig moment een wijziging hebben doorgevoerd.
Meer leren over Microsoft Word met de juiste trainingen?
De hierboven beschreven functies en opties zijn natuurlijk maar een bescheiden greep uit de mogelijkheden die Word biedt om functionele en in het oog springende documenten te maken en beheren.
Wil je nog wat dieper graven dan de bovengenoemde tips en alle belangrijke ins en outs van Microsoft Word ontdekken? Dan helpen de Word-trainingen van Master IT je verder. Tijdens het volgen van de ‘Microsoft Word’ leer je hoe je Word efficiënt en snel gebruikt. Je gaat aan de slag met sjablonen, de verschillende opties in de document-, tekst- en alinea-opmaak en spellingscontrole. Na afloop van de training kun je probleemloos documenten opmaken in Word en het programma gebruiken voor de toepassingen die je nodig hebt.
De ‘Microsoft Word Maatwerk Training’ doet zijn naam eer aan en stellen we speciaal voor jou samen. Aan de hand van een intakeformulier bepalen wij jouw huidige kennisniveau en leerdoel. Op die manier zorgen we ervoor dat je Word succesvol inzet voor de taken die jij voor ogen hebt.
Wil je ook meer uit Microsoft Word halen? En ben je benieuwd hoe de trainingen van Master IT je hierbij helpen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op door te bellen naar 06-48 94 37 60 of 040-23 23 290. Je kunt ook een e-mail sturen naar info@master-it.nl of het contactformulier op onze website invullen.
Meer blogs over Microsoft Word