Excel functies die je absoluut niet mag missen!

De meesten van ons kennen het Office-programma Excel wel en hebben er ook al vaker mee gewerkt. Niet zo gek, als je bedenkt dat het met meer dan dertig miljoen gebruikers één van de populairste programma’s ter wereld is. Maar lang niet iedereen is bekend met alle functionaliteiten, waardoor veel mensen niet het volledige potentieel van Excel benutten. Zonde!
In dit artikel bespreken we een aantal belangrijke functies van het programma die je absoluut niet mag missen.

• Verticaal zoeken
• Voorwaardelijke opmaak gebruiken
• Draaitabel maken
• De ALS-functie (IF)
• De SOM-functie
• Concatenate
• Wijzer worden in Excel met de Excel trainingen van Master IT
• Meer weten?

Verticaal zoeken

Verticaal zoeken (‘VLOOKUP’ in de Engelse versie) is één van de krachtigste, handigste en vaakst gebruikte functies in Excel. Je gebruikt deze functie om gegevens te zoeken binnen een bepaald bereik op rijniveau. Denk bijvoorbeeld aan het vinden van de functie van een medewerker binnen je bedrijf aan de hand van de naam of aan de voorraad van een product op artikelnummer. Je zoekt een waarde in de meest links gesitueerde zijde van het bereik en retourneert een waarde uit één van de kolommen aan de rechterzijde als er een match wordt gevonden.

Wil je een verticale zoekopdracht creëren? Dan heb je de volgende waarden nodig:

• De waarde die je wilt opzoeken (zoekwaarde).
• Het bereik waarbinnen je de zoekwaarde wilt opsporen.
• Het kolomnummer waarin de waarde staat die je wilt retourneren. Bij een bereik van A1:C15 is kolom A de eerste, kolom B de tweede, enzovoort.
• De keuze voor een exacte overeenkomst (WAAR/1) of niet geheel exacte overeenkomst (ONWAAR/0).

Afbeelding 1: Verticaal zoeken

Voorwaardelijke opmaak gebruiken

Een tweede waardevolle Excel-functie is ‘Voorwaardelijke opmaak gebruiken’. Deze functie is bijvoorbeeld heel handig bij het maken van een huishoudboekje of een andersoortig schematisch overzicht. Voorwaardelijk opmaken stelt je in staat om cellen van een andere opmaak te voorzien. In een huishoudboekje of maandoverzicht van inkomsten en uitgaven van je bedrijf kun je bijvoorbeeld alle negatieve cijfers rood maken.

Klik eerst op de cel(len) die je anders wilt opmaken. Via het tabblad ‘Start’ kun je onder de groep ‘Stijlen’ klikken op de knop ‘Voorwaardelijke opmaak’. Ga vervolgens met de muisaanwijzer over ‘Markeringsregels voor cellen’, klik op ‘Kleiner dan’ en vul in het linkervak ‘0’ in. In het rechter vak bepaal je de opmaak. Klik op ‘Aangepaste indeling’ als je de opmaak helemaal zelf wilt bepalen. Klik op ‘Ok’ voor het bevestigen van de gekozen opmaak.

Afbeelding 2: Voorwaardelijke opmaak

Draaitabel maken

Een draaitabel is een uitgebreid hulpmiddel dat Excel biedt om gegevens uit grote tabellen en datasets samen te vatten en te analyseren. Een draaitabel maakt gebruik van allerlei functies uit Excel die je al kent, zoals filteren, (op)tellen en het bepalen van gemiddelden. Het grote voordeel is dat je de betreffende formules en opties met een draaitabel niet zelf hoeft in te richten: ze staan al voor je klaar. Dit bespaart veel tijd en manueel werk.

Om een draaitabel te maken, selecteer je allereerst de cellen die je hiervoor wilt gebruiken. Vervolgens kun je via de functie ‘Draaitabel invoegen’ de draaitabel maken, de gegevens selecteren die je wilt analyseren en een bereik kiezen. Je kunt bij het bereik kiezen voor een bestaande tabel of een bestaand bereik. Kies vervolgens de locatie waarop je de draaitabel wilt plaatsen. Selecteer ‘Nieuw werkblad’ om de draaitabel in een nieuw werkblad of bestaand werkblad te plaatsen en selecteer waar je de nieuwe draaitabel wilt weergeven.

Afbeelding 3: Draaitabel-functie

De ALS-functie (IF)

Met de ALS-functie (IF) kun je logische vergelijkingen maken tussen een waarde en een verwachting. Een IF-vergelijking kan dus een tweetal uitkomsten hebben: waar (true) als een waarde overeenkomt met een verwachting of onwaar (false) als de twee waarden verschillen.

Je kunt een IF-vergelijking maken met behulp van de functiewizard in Excel. Door op ‘Enter’ te klikken, open je een venster waarin je de volgende criteria kunt weergeven:

• Logical_Test: hier zie je de voorwaarde waarop je wilt controleren (bijvoorbeeld B2>=90).
• Value_if_True: dit is waarde die er moet komen als er aan de voorwaarde voldaan is.
• Value_if _False geeft aan welke waarde er moet er komen als er niet aan de voorwaarde voldaan is.

Je voert eerst in wat de voorwaarde is waaraan de uitkomst van de berekening moet voldoen. Daarna vul je in wat de formule moet doen zodra aan de voorwaarde wordt voldaan. Tot slot geef je aan wat er moet gebeuren zodra er niet aan die voorwaarde wordt voldaan.

Afbeelding 4: ALS-functie

De SOM-functie

De SOM-functie in Excel gebruik je om waarden op een werkblad op te tellen, af te trekken, te delen of te vermenigvuldigen. Ze geeft de som van de aangewezen waarden terug. De SOM functie kan maximaal 255 individuele argumenten hanteren, waaronder afzonderlijke waarden, celverwijzingen en celbereiken. Je kunt alleen numerieke waarden bij elkaar optellen.

Hoe je de functie gebruikt? Klik binnen het werkblad op de cel waarin je een formule wilt invoeren. Typ vervolgens het gelijkteken (=), gevolgd door de constanten en operatoren die je in de berekening wilt gebruiken. Druk vervolgens op ‘Enter’ (Windows) of ‘Return’ (Mac). Een formule zou er dan bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien: =6 + 2*3. Excel vermenigvuldigt dan de laatste twee getallen en telt het eerste getal bij het resultaat op.

Afbeelding 5: SOM-functie

Concatenate (tekst samenvoegen)

Met deze functie breng je verschillende cellen samen in een enkele cel. Je kunt tot maar liefst 255 tekenreeksen samenbrengen tot één tekenreeks. De samengevoegde items kunnen bestaan uit tekst, getallen, celverwijzingen of een combinatie van deze waarden. Spaties en leestekens kun je apart toevoegen als argument tussen dubbele aanhalingstekens.

Afbeelding 6: Concatenate-functie

Selecteer een eerste tekstitem (Text1) en een extra tekstitem (Text2). Het combineren van items levert in combinatie met het commando ‘=CONCATENATE’ of ‘=TEKST.SAMENV’ een formule, bijvoorbeeld =CONCATENATE(B3, C3) of =TEKST.SAMENV(B3,C3), op.
Die kopieer je naar een lege cel, waarna je op ‘Enter’ drukt. Met ‘Vulling behandelen’ krijg je de volledige waarde (bijvoorbeeld een naam) te zien.

Afbeelding 7: Concatenate-functie

Wijzer worden in Excel met de Excel trainingen van Master IT

Wil je de bovengenoemde functies en meer ontdekken in Excel? Dan helpen de Exceltrainingen van Master IT je verder. De training Microsoft Excel Basis helpt je bijvoorbeeld om de belangrijkste functies in Excel te vinden en goed te gebruiken. Na het afronden van de training kun je niet alleen eenvoudige berekeningen maken in Excel en formules en getalnotaties gebruiken, maar ook celverwijzingen, grafieken en tabellen maken.

De training Microsoft Excel Gevorderd is ideaal voor mensen die Excel al aardig kennen, maar nóg meer met het programma willen doen. Je leert de functies voor gegevensanalyse kennen en gaat aan de slag met het invoegen van sjablonen en afbeeldingen. Daarnaast ga je geavanceerdere functies gebruiken zoals AANTAL, ALS, wiskundige formules en financiële functies.

Microsoft Excel for Financials richt zich specifiek op gebruikers in een financiële functie die gebruik maken van Excel. Je leert de basisfuncties en financiële functies van het programma kennen, maar maakt ook uitgebreid kennis met draaitabellen, grafieken, wat-als-analyses en matrixformules.

Meer weten?

Wil je meer uit Excel halen dan je nu doet? En spreekt een van onze Exceltrainingen je aan? Neem dan gerust vrijblijvend contact op via WhatsApp, telefonisch via 040 23 23 390 of stuur een mail naar info@master-it.nl.
Je kunt ook ons contactformulier invullen, één van onze opleidingsadviseurs neemt dan zo spoedig mogelijk contact met je op.