In een vorige blog zagen we al dat het prima mogelijk is om Microsoft Excel en Power BI, twee populaire oplossingen voor het ordenen en inzichtelijk maken van data, naast elkaar te gebruiken door ze te koppelen. In deze blog ontdek je waarom het een goed idee is om dit te doen én hoe je tijd bespaart door Excel uit te breiden met functionaliteiten van Power BI. Doe er je voordeel mee!
Waarom zou je Microsoft Excel en Power BI koppelen?
Microsoft Excel is al een oudje onder de computerprogramma’s. Het nieuwere BI van Microsoft wordt soms voorgesteld als de opvolger van Excel, maar dat is niet helemaal juist. Power BI is namelijk een tool die vooral gericht is op het modelleren van data, terwijl je in Excel echt gegevens invoert. De twee overlappen elkaar weliswaar, maar Power BI is veel meer dan een kopie van Excel in een nieuw en moderner jasje.
Hoewel Power BI dingen kan die Excel niet beheerst, betekent dit niet dat Excel is uitgerangeerd. Integendeel: het combineren van beide complementaire programma’s opent de poort naar een universum vol mogelijkheden en zorgt ervoor dat het ordenen, analyseren en visualiseren van data een stuk sneller en efficiënter kan. Je profiteert namelijk van de sterke punten van beide programma’s, terwijl je de nadelen compenseert.
Tijd besparen op datamanagement
Belangrijke bedrijfsdata verzamelen, vormen, analyseren, verkennen en visualiseren gaat sneller dan ooit als je de twee programma’s slim combineert. Met de volgende tips maak je optimaal gebruik van beide programma’s.
Exporteren naar Excel
Data exporteren vanuit Power BI naar Excel kan snel en makkelijk. Klik op de knop […] in de rechterbovenhoek van Power BI en kies voor ‘Gegevens exporteren’. Vervolgens bepaal je of je de samengevatte (geaggregeerde data uit de visual) of de onderliggende gegevens (alle afzonderlijke dataregels waaruit de visual is opgebouwd) exporteert naar Excel.
Je kunt vanuit Excel ook een een directe verbinding leggen met de dataset (de tabellen) in Power BI. Zo vernieuw je de gegevens in Excel en blijft alles wat je in dat programma aan extra’s hebt toegevoegd, gewoon bewaard. Je legt de koppeling in BI door te kiezen voor ‘Analyseren in Excel’ of vanuit Excel door te kiezen voor ‘Gegevens ophalen’ onder de tab ‘Gegevens’.
Maak dashboards in Power BI
Dashboards maken kan in beide programma’s. Maar door voor dit onderdeel Power BI te gebruiken, bespaar je tijd. Hier wordt namelijk gebruik gemaakt van een auto-refresh en werkt gegevens in realtime bij. In Excel vereisen vergelijkbare handelingen veel meer handmatig werk, zeker als je te maken hebt met gegevens die uit allerlei verschillende databronnen afkomstig zijn. Ook het delen van rapportages en visuals op smartphones en tablets is handiger via BI. De informatie is altijd up-to-date, terwijl de maker van een dashboard altijd de eigenaar blijft.
Reserveer tabellen voor Excel
Voor tabellen ben je vaak juist beter af in Excel. Hoewel BI erg goed is in het presenteren van trends en inzichten, is het beheren van tabellen omslachtiger dan in Excel. Omdat je verschillende data-objecten nodig hebt om de tabel te vullen, moet een gebruiker meer stappen doorlopen en moet hij de tabel gedetailleerd opmaken. In Excel hoef je alleen maar op de knop ‘Opmaken als tabel’ te klikken.
Maak optimaal gebruik van de beschikbare integraties
Het koppelen van de twee brengt een aantal tijdbesparende integraties binnen handbereik. Profiteer daarom optimaal van de volgende mogelijkheden:
- Breng al je huidige Excel-query’s, datamodellen en rapporten over naar Power BI. Het grote voordeel? Je hoeft geen nieuwe applicatie of taal te leren.
- Ontvang direct de juiste data als je jouw dashboard opent, zonder daarbij extra handelingen uit te voeren. Je kunt jouw Power Pivot-data instellen op handmatig of automatisch vernieuwen met elke gewenste frequentie.
- Door de programma’s te combineren, geef je medewerkers met verschillende vaardigheidsniveaus binnen Excel en Power BI de mogelijkheid om met data aan de slag te gaan op een manier die bij ze past. Zelfs nieuwe Excel- of Power BI-gebruikers kunnen jouw inzichten begrijpen en eigen inzichten uit de beschikbare data halen.
- Door het koppelen voeg je makkelijk geavanceerde analytics (visualisaties, modelleringen, voorspellingen) toe aan al je modellen.
Leer meer met onze Power BI trainingen
Wil je ook de gebundelde kracht van Excel en Power BI ontdekken? Dan is een training van Master IT echt iets voor jou. De PL-300 training leer je bijvoorbeeld meer over de methoden en best practices die aansluiten bij de zakelijke en technische vereisten voor het modelleren, visualiseren en analyseren van gegevens. Na het volgen van deze training weet je alles over het ophalen, opschonen, transformeren en modelleren van data.
De training ‘Preparing Your Data for Power BI’ is ontworpen om je kennis te laten maken met het SQL Business Intelligence Semantic Model (BISM), datamodellering en DAX. Je leert dus alles over het prepareren en opschonen van je data, zodat je die snel kunt vertalen naar belangrijke inzichten die je organisatie vooruithelpen.
Voor al onze Excel trainingen kun je een kijkje nemen op de Excel cursus pagina!
Wil jij ook het beste uit deze sterke combinatie halen? En wil je graag een van onze cursussen volgen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met Master IT door te bellen naar 06 30 74 45 03/040 23 23 390 of een mailtje te sturen naar info@master-it.nl.