Met de ontwikkelingen rondom COVID-19 moesten veel organisaties van de een op de andere dag switchen van werken op kantoor, naar werken in een thuisomgeving. Voor iedereen zijn de gevolgen anders, en voor de ene organisatie zal dit meer impact hebben dan de andere. Maar alle organisatie zullen -groot of klein- tegen problemen aangelopen zijn. Hoe houd je je medewerkers optimistisch en gemotiveerd? En hoe zorg je ervoor dat iedereen net zo productief werkt als op kantoor? Op die laatste vraag zullen we in deze blog antwoord geven. We leggen uit hoe je Microsoft Teams kan inzetten om je eigen productiviteit, of die van je medewerkers, te verhogen! Veel organisaties zullen al gebruik maken van Teams of een soortgelijk programma. Een platform dat, naast de mogelijkheid om te chatten en te -video- bellen, al je bestanden bij elkaar brengt en ervoor zorgt dat iedereen hier, waar nodig, toegang tot heeft. Daarnaast zorgt een platform zoals Teams ervoor dat je bestanden makkelijk kunt uitwisselen, delen en bespreken. Ook kun je er je agenda en to do’s in bijhouden, evenals die van je collega’s. Maar zelfs al maakte je organisatie al gebruik van een programma als deze, er zullen waarschijnlijk toch dingen veranderd zijn. Daarom hebben wij tips opgesteld die jouw productiviteit kan verhogen:
Aan de slag!
1. Installeer je werkplek – heb je thuis een goede werkplek? Helemaal super! Heb je die niet? No worries, we hebben de oplossing! Microsoft Teams is namelijk ingericht om als ideale remote werkplek te dienen. Je hebt misschien geen printer, uitgeprinte documenten of vaste -werk-telefoon op je werkplek. Maar, dankzij Teams kun je toch al je documenten inzien, delen met collega’s én veilig opslaan. Daarnaast is het belangrijk om een werkplek te hebben die je idealiter alleen voor werk gerelateerde zaken gebruikt. Zorg ervoor dat je gezin weet: ‘als hij/zij daar zit, wordt er gewerkt’ zodat je niet onnodig gestoord wordt. Is het een rommeltje en wil je niet dat collega’s dit kunnen zien tijdens een meeting? Met de ‘background blur’ instelling zorg je ervoor dat dit niet zichtbaar is tijdens een virtuele meeting. Ook kun je ervoor kiezen een andere achtergrond in te stellen, dit doe je door tijdens de meeting op de drie puntjes te klikken en dan op ‘achtergrondeffecten weergeven’. Je kunt dan bijvoorbeeld vergaderen in de jungle! 
2. Communiceer je -nieuwe- ritme – ook al werk je nu waarschijnlijk meer thuis, het kan fijn zijn hetzelfde ritme aan te houden als je normaal op kantoor hebt. Het kan zijn dat je uren afwijken van normaal, wanneer je bijvoorbeeld ook voor je kinderen moet zorgen die normaal op school zitten. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn, als je je aanwezige uren maar helder met je collega’s bespreekt. Een van de manieren om dit te doen is door je agenda te delen, of je status in teams proactief aan te passen. Ook kun je natuurlijk met de chatfunctie je collega’s up to date houden. 3. Stel grenzen – wanneer je de hele dag thuis zit, kan het -nog- lastiger zijn om werk en privé gescheiden te houden. Zorg er daarom voor dat je bewust pauzes inlast, en neem deze pauze niet achter je computer. Ga bijvoorbeeld in de keuken eten maken of haal buiten een frisse neus. Middels je status kun je op teams laten weten aan je collega’s. Je kunt je status dan bijvoorbeeld van ‘aanwezig’ in ‘zo terug’ veranderen. 
Effectief meeten
4. Omarm online meetings – dit zal immers, in ieder geval voorlopig de enige manier van vergaderen zijn. Gelukkig heeft Teams genoeg opties om de meeting tussen jou en je collega’s zo soepel mogelijk te laten verlopen, doe er je voordeel mee! Allereerst is het van belang dat de vergadering die je inplant een ‘virtual join’ optie heeft, zo kunnen de uitgenodigde collega’s meedoen. Je creëert hier als het ware een online vergaderzaal mee. Verder raden we aan dat iedereen zijn/haar camera aanzet tijdens de meeting, dit voegt veel toe aan de -non-verbale- communicatie. Ook kan het handig zijn de meeting 5 minuten eerder in te plannen voor eventuele technische problemen bij het opstarten. Vraag of iedereen van tevoren zijn/haar beeld en geluid kan checken, dit zal tijdens de meeting eventuele problemen besparen! 5. Neem je meetings op – daarnaast voegt Teams nog een handige dimensie aan het online meeten toe! Je kunt vergaderingen namelijk opnemen. Dit kan handig zijn wanneer je iets terug wilt zien/luisteren of wanneer je eigenlijk bij meer meetings tegelijkertijd aanwezig wilt zijn. Vraag van tevoren wel of iedereen het oké vindt dat de meeting wordt opgenomen, zo voorkom je onnodige problemen.
Blijf verbonden
6. Casual kletsen – normaal gesproken klets je op maandag ochtend misschien even over het afgelopen weekend of praat je tijdens het koffie zetten even over koetjes of kalfjes. Hoe het er op jouw werk normaal gesproken ook aan toe gaat, het is belangrijk om dit ook nu te blijven doorzetten. Een goede band met collega’s is cruciaal bij veel aspecten op de werkvloer. Zo houden werknemers plezier in hun werk en kunnen eventuele frustraties geuit worden. Vergeet daarom niet af en toe een collega te vragen hoe het gaat, of plan een korte call in om even bij te kletsen. Ook kun je met Teams smileys, plaatjes en GIFjes naar elkaar versturen om zo ook op een emotioneel vlak verbonden te blijven. 7. Maak plezier en connect met je collega’s! – onderhoud de communicatie die je team normaal ook zou hebben; alleen dan online. Wil je met een groep brainstormen, zoals je dat normaal op kantoor ook zou doen? Dan is de Microsoft Whiteboard app daar geschikt voor. Ook de wekelijkste vrijdagmiddagborrel kan gewoon online doorgaan. Laat al je collega’s er een drankje bij pakken en bespreek je plannen voor het weekend of organiseer een virtuele pubquiz! Genoeg opties dus.
Meer weten over Microsoft Teams? Kom -virtueel- bij ons trainen!
Voor meer informatie kun je hier gratis onze webinar van 14 april 2020 terugkijken. Wil je meer diepgang over Microsoft Teams en hoe je het kunt inzetten om de productiviteit van jezelf en/of je team te verhogen? Volg onze 5-daagse Managing Microsoft Teams training of boek een Incompany Microsoft Teams gebruikerstraining voor het hele team!