Werken met Document Sets en Metadata in SharePoint 2013

Wanneer je beter wilt samenwerken binnen je organisatie, je procedures of het vinden van informatie wilt vergemakkelijken dan kun je niet om metadata heen. Met metadata kun je informatie gestructureerd categoriseren en waardevolle informatie vastleggen binnen SharePoint. Geen lastige lange documentnamen meer en geen starre complexe mappen structuren. Door documenten te verzamelen in een Documenten Set kunnen we een verzameling gerelateerde documenten als een entiteit behandelen. Wanneer we aan een project werken produceren we meestal meerdere documenten die perfect in een Documenten Set zouden passen. Maar we kunnen ook een Documenten Set gebruiken wanneer bijvoorbeeld een productiebedrijf een standaard set documenten produceert -design, testen en fabricage- van ieder product. Metadata op een Documenten set kan dus vele voordelen bieden. Een documenten set combineert de functie van een folder met die van een list item. Je kunt met een Document Set documenten groeperen alsof het een folder betreft, maar ook kun je metadata velden vullen alsof het een enkel item is. Om beter te begrijpen wat ik in deze blog wil delen gaan we eerst een Documenten Set aanmaken en deze voorzien van metadata velden. Vervolgens laat ik zien hoe we de features van een documenten set voor ons doel kunnen gebruiken.

Hoe combineren we een Documenten Set en Metadata?

Een Documenten Set is eigenlijk een Content Type binnen SharePoint. Dit betekend dat je zelf Content Types gebaseerd op de Document Set kunt maken en je eigen Columns aan deze Content Type kunt toevoegen. Echter een Document Set heeft ook features die een normale Content Type niet heeft. Laten we deze eens bekijken.

Document Set Welkomst Pagina

Dit is de visuele weergave van een Documenten Set. De standaard pagina van een Documenten Set bevat een Image Web Part, een Document Set Eigenschappen tekstblok en een Document Set Content Web Part.

Kolommen op de welkomst pagina

Uiteraard kun je zelf bepalen welke kolommen uit de documenten set je wil weergeven in de Documenten Set Properties Web Part. Deze kolommen noemen we de “Welcome Page Columns”.

Allowed Content Types

Met deze instelling bepalen welke Content Types van onze site zijn toegestaan binnen onze Documenten Set. Dit werkt dus volgens hetzelfde principe als content types binnen een SharePoint lijst. Je vindt ze onder de Document Set Settings.

Shared Columns

Net als bij Content Types kunnen binnen een Document Set kolommen ook overerven van de parent -de Document Set- naar child -de documenten binnen de set-. Dit is een krachtige feature aangezien we hiermee eenvoudig kunnen regelen dat alle items binnen een documenten set een bepaalde Column -=metadata- delen.

Voordelen van Document Sets

Zoals je kunt zien heeft een Documenten Set veel meer features dan een Folder. Een aantal van deze features zijn onmisbaar wanneer je serieus met Metadata wil werken. Deze Metadata velden zijn onmisbaar wanneer je SharePoint als Content Management systeem wil inzetten.

Shared Columns: Eenvoudig Metadata tags toevoegen met Shared Columns

Doo gebruik te maken van Shared Columns kun je nu eenvoudig meerdere documenten met van de juiste MetaData tags voorzien. In mijn voorbeeld heb ik de Versie en Training Status Document Set Metadata Columns gedeeld en een aantal documenten toegevoegd. In dit voorbeeld heb ik de Column “SKU” en “Owner” als metadata gedeeld en vervolgens een aantal documenten toegevoegd. Het “TrainerPrepGuide.pdf” document heeft nu de volgende metadata velden:

Search

Nadat de Search Service tijd heeft gehad om een Crawl te voltooien kan ik zoeken naar de SKU MS20331 en vind dan alle documenten die in de documenten set deze SKU als metadata gekregen hebben:

Document Set als verzameling

Een volgend voordeel is dat je de Document Set als een geheel kunt behandelen. Op de document set kun je versiebeheer toepassen, je kunt de Documenten set in z’n geheel verplaatsen of kopieren naar een andere locatie -bijvoorbeeld een archief of een repository-. Ook kun je aan een Document Set een workflow koppelen en alerts instellen.

Retention policies

Op onze demo Documenten Set bevat deze alle documenten die betrekking hebben op een training. Aan deze Documenten Set is een metadata datum veld “EOL” gekoppeld. Wanneer in dit veld een datum geplaatst wordt dan zal de gehele documenten set een jaar na deze datum verwijderd worden. Deze instelling is gemaakt in de Document Library Settings > Training Set > Retention Policy. In deze blog heb ik een kleine introductie gegeven wat je allemaal met Documenten Sets kunt. Buit deze voordelen -en meer- uit en denk goed na of de Documenten Set niet een handige vorm is om documenten van projecten, orders, trainingen en dossiers te beheren.

Meer leren over SharePoint 2013?

Dan kan je bij ons terecht voor een ruim aanbod aan trainingen. Zo hebben we de Training SharePoint 2013 End User voor de echte basis en de Training Sharepoint 2013 Power User om echt alles uit SharePoint te halen.

Liever werken met een recentere versie van SharePoint?

Dan kan je bij ons terecht voor de Training SharePoint Online Power User. Na deze training ben je in staat om onder andere de beveiliging van een site te beheren, de structuur van een site aanpassen en om zelf sites te maken. Tevens hebben we de Training SharePoint Online for Administrator. Na deze training ben je in staat om te werken met Side Collections en opslag opties, een taxonomy structuur te bouwen, gebruikersprofielen te managen en natuurlijk nog veel meer.

Trainen bij Master it

Bij master it gebruiken we Active Learning tijdens onze trainingen. Doormiddel van Active Learning kan je jouw eigen lestempo bepalen en daardoor ook aandacht besteden aan wat jij belangrijk vindt. Doordat je actief met de stof bezig bent onthoud je deze beter en kan je alles na je training meteen goed toepassen in jouw werkzaamheden.