Nieuwe functionaliteiten van Outlook

Er zijn altijd wel e-mails die beantwoord moeten worden, taken die uitgevoerd moeten worden of locaties die bezocht moeten worden. Om je tijd te beheren en de belangrijkste taken te prioriteren zijn er nu nieuwe functies voor Outlook beschikbaar voor Windows, Mac, web en mobiel. Deze nieuwe functies -binnenkort beschikbaar in Outlook voor iOS en Android- verbinden en helpen om je productiviteit te verbeteren om zo jou en je bedrijf te optimaliseren. In deze blog hebben we het over de verschillende nieuwe mogelijkheden die binnenkort beschikbaar zullen zijn.

Nieuw in Outlook Agenda

Herinneringen voor rekeningbetalingen Naast reserveringen en pakketbezorgingsgegevens heeft Outlook nu ook een functie die betalingen van rekeningen automatisch bijhoudt. Outlook identificeert rekeningen die je per e-mail ontvangt, toont bovenaan een samenvatting en voegt automatisch een agenda-afspraak toe op de vervaldatum. Twee dagen vóór de vervaldatum ontvang je ook een e-mailherinnering, zodat je nooit meer kunt vergeten je rekeningen op tijd te betalen. Voorgestelde afspraaklocaties en vergaderruimten Vergader- of afspraaklocaties zijn nu nog makkelijker toe te voegen in Outlook. Nog voordat je begint met typen stelt Outlook een aantal locaties voor. Deze locaties komen uit recentelijk gebruikte en beschikbare ruimtes, ook veelgebruikte locaties zoals bijvoorbeeld ‘mijn kantoor’ worden voorgesteld. Voor openbare locaties geldt dat Outlook het volledige adres automatisch toevoegt aan je Outlook-agenda-afspraak. Vervolgens gebruikt Outlook de iOS je huidige locatie, je bestemmingsadres en verkeersupdates om je via een melding te laten weten wanneer het tijd is om te vertrekken naar je volgende afspraak, om te verzekeren dat je daar op tijd aankomt. Wanneer je de afspraak met je smartphone maakt is deze nog meer gepersonaliseerd; er wordt rekening gehouden met je locatie, de lijst met deelnemers, de voorgestelde vergadertijd en andere elementen van je vergadering wanneer je opzoek bent naar een geschikte locatie. Zo kan Outlook tonen welke ruimten in je organisatie beschikbaar zijn, zodat je met een tik op de knop de beste optie voor je vergadering kunt kiezen. Vergaderingen-RSVP’s bijhouden en doorsturen Het bijhouden van afspraken die je hebt georganiseerd of wilt bijwonen is natuurlijk erg belangrijk. Met de nieuwe Outlook functies kan dit nog effectiever dan voorheen. Met Outlook kun je nu de gegeven antwoorden en RSVP’s voor je vergaderingen zien, zelfs al heb je de vergadering niet zelf georganiseerd. Met dit inzicht wordt het dus een stuk makkelijker om je tijd in te delen; wanneer je ziet dat een teamlid bij een vergadering is kun jij kiezen of het nodig is dat jij er ook bij bent. Als je een vergadering plant waarbij de lijst met deelnemers strikt moet worden gecontroleerd kun je met de nieuwe Outlook functie bovendien zelf in de hand houden of het toegestaan is de agenda-uitnodiging door te sturen of niet. Selecteer onder antwoordopties de optie ‘nieuwe vergadering’ en schakel vervolgens het selectievakje ‘doorsuren toestaan’ in of uit. voor vergaderingen met veel deelnemers heeft Outlook de nodige aanpassingen gedaan wat betreft RSVP’s. Zou houdt Outlook van iedereen afzonderlijk de antwoorden bij wanneer er een distributielijst wordt gebruikt voor meer dan 500 ontvangers. Daarnaast kun je nu op elk gewenst moment de details voor grote vergaderingen bijwerken als er wijzigingen nodig zijn. Meerdere tijdzones Als laatste verandering in de Outlook agenda is het vanaf nu mogelijk om afspraken een stuk makkelijker te beheren in verschillende tijdzones. Zo kun je nu de begin- en eindtijd van afspraken en vergaderingen in verschillende tijdzones definiëren. Maak nu een reisafspraak met je vertrektijd in één tijdzone en je aankomsttijd in de lokale tijdzonde van je bestemming. In Windows kun je maximaal drie tijdzones toevoegen via ‘bestand’ > ‘opties’ > ‘agendatijdzones’. Op een Mac kun je een extra tijdzone toevoegen via ‘Outlook’ > ‘voorkeuren’ > ‘agendatijdzones’. Dankzij Outlook is het nu dus mogelijk om in één oogopslag gemakkelijk te zien wat er over de hele wereld gebeurd en wanneer.

Nieuw in Outlook Mail

Details van organisatiedirectory weergeven Outlook voegt nu de details van je organisatiedirectory aan je Outlook-contactpersoonsgegevens toe, zo kun je snel zien wie wie is in je bedrijf. Als je bedrijfsgegevens zijn verbonden met Azure Active Directory, kun je zien aan wie je contactpersonen verantwoording afleggen, wat hun positie in de bedrijfshiërarchie is en zelfs met welke collega’s ze het meest samenwerken. Ook is het mogelijk om in je mobiele app de visitekaartjes te openen, het wordt zo dus een stuk gemakkelijker om de persoon te vinden die je nodig hebt. Proxy-ondersteuning Sommige organisaties hebben proxy’s in gebruik genomen om rechtstreekse toegang tot internet vanaf mobiele apparaten te blokkeren. Outlook ondersteunt nu bedrijven die SOCKS-proxy’s gebruiken voor aanvullende beveiliging tussen hun bedrijfsgegevens en internet. Bcc-waarschuwing Het komt weleens voor dat je een bcc-ontvanger van een e-mailbericht bent en je graag wilt reageren. In het geval dat je de subtiele adressering niet hebt opgemerkt, beschermt Outlook je als je dat bericht beantwoordt, door je te waarschuwen dat je een bcc-ontvanger was. Je kunt er dan voor kiezen om niet iedereen in de lijst met ontvangers te beantwoorden, maar alleen de afzender.

Binnenkort beschikbaar in Outlook voor iOS en Android

Conceptmappen synchroniseren De mogelijkheid om een conceptbericht op één apparaat op te stellen en op een ander apparaat af te maken wordt aan Outlook toegevoegd. Zo kun je het bericht op je mobiel beginnen en afmaken wanneer je achter je bureau zit, of andersom natuurlijk. Office Lens-technologie in Outlook voor Android Voor de momenten waarop je details moet vastleggen en delen in de vorm van een afbeelding heeft Microsoft een fotopictogram aan Outlook toegevoegd. Je kunt hier gebruik van maken door te beginnen aan een nieuw bericht en het nieuwe fotopictogram aan te raken om een foto toe te voegen. Je kunt de afbeelding direct bijsnijden en verbeteren wanneer je deze toevoegt. Snel antwoord Het wordt gemakkelijker om snel te antwoorden met Outlook. Door je berichtinhoud zichtbaar te houden met een antwoord vak onderaan je scherm helpt Outlook je het gesprek gaande te houden op een chatachtige manier. Favoriete personen Binnenkort voegt Outlook de optie toe om je favoriete personen te taggen. Door je belangrijkste contactpersonen bovenaan te zetten in je lijst én boven op je berichtmappen, kun je snel de juiste persoon identificeren. Wat helemaal mooi is dat dit natuurlijk gesynchroniseerd wordt tussen je mobiel en desktop. Office 365 Groepen voor OneNote en vergaderafspraken in Outlook Het wordt mogelijk om je groepsafspraken vanuit je Office 365 Groepen in Outlook te bekijken en toegang te krijgen tot het OneNote-notitieblok van die groep. Je kunt de afspraken bijhouden in het visitekaartje van de groep en OneNote vanuit Outlook openen voor toegang tot de notities die je groep in het notitieblok heeft gemaakt. Externe inhoud blokkeren De mogelijkheid dat de afzender kan zien of je zijn/haar e-mail al hebt geopend bestaat. Als je niet wilt dat dit wordt bijgehouden is het vanaf nu mogelijk om je postvak in te beschermen door deze externe inhoud te blokkeren. Één Office 365-account in Outlook Een belangrijke steunpilaar van de Office 365-norm is het beleid voor gegevensbescherming en -compliance van onze grootste en zeer gereguleerde klanten naleven. Sommige bedrijven hebben een vereiste om alle communicatiegegevens binnen hun bedrijfsomgeving vast te leggen. Voor mobiele apparaten die door het bedrijf worden beheerd, helpt Outlook klanten het risico te verminderen dat gebruikers gegevens uit het Office 365-account van hun bedrijf kopiëren naar een persoonlijk account op een mobiel apparaat, of vanaf persoonlijke accounts per ongeluk bedrijfsgegevens verzenden. Bedrijven zullen binnenkort bedrijfsbeleid kunnen afdwingen op hun beheerde mobiele apparaten om één account in Outlook mogelijk te maken.

Meer weten over de nieuwe toepassingen van Outlook?

Om meer te leren over Microsoft en over hoe jij deze nieuwe toepassingen het beste kunt inzetten, is het mogelijk om een training bij ons te komen volgen. Zo bieden wij de 1-daagse Microsoft Outlook training aan waarin je alles leert over de basisfuncties en mogelijkheden binnen Microsoft Office Outlook. Natuurlijk ben je ook voor andere Microsoft Office trainingen bij ons aan het juiste adres, kijk hier welke Office trainingen we allemaal aanbieden. Mocht je vragen hebben over een training, of vrijblijvend meer informatie willen, is het altijd mogelijk om ons te bellen op: 040 23 23 390. We helpen je graag verder!

Effectief trainen met Active Learning

Deze trainingen bieden wij aan volgens onze unieke active learning lesmethode waarbij je alles op je eigen tempo kunt doen. Zo kun je meer aandacht besteden aan onderwerpen die voor jou het nuttigst zijn, en sneller door andere onderwerpen heen. Het is wetenschappelijk bewezen dat deze methode, waarbij de trainer een coachende rol heeft, het beste werkt om nieuwe dingen te leren! Zien we je snel?