Microsoft Teams is inmiddels een vast onderdeel van onze moderne werk- en communicatie-omgeving. We gebruiken de applicatie massaal om te videobellen, online te vergaderen of samen te werken aan en in documenten. Het mooie van Teams is dat het geen statische tool is. Integendeel, de applicatie ontvangt regelmatig updates en wordt op zijn tijd verrijkt met spannende en handige nieuwe functionaliteiten. We kunnen er uiteindelijk dus steeds meer mee.
In dit artikel bespreken we een aantal interessante nieuwigheden in Microsoft Teams, namelijk de Presenter Mode, Mesh en Teams Connect (ook bekend als Shared Channels). We laten zien wat je allemaal kunt met deze nieuwe features en hoe je ze optimaal gebruikt om nog makkelijker met je collega’s te communiceren en collaboreren.
Presenter Mode: combineer de voordelen van Teams en PowerPoint
PowerPoint is al heel lang een vertrouwd en functioneel stukje presentatiegereedschap. Je hebt veel mogelijkheden op het gebied van lay-out en het presenteren van tekst, afbeeldingen, grafieken en diagrammen. Maar binnen Teams bracht het presenteren in PowerPoint tot voor kort de nodige problemen en onhebbelijkheden met zich mee.
Zo verschilde de presentatiemodus binnen Teams bijvoorbeeld van die in PowerPoint. De notities die je voor jezelf aan een dia toevoegde, waren ook zichtbaar voor het publiek als je een PowerPoint-presentatie hield in Teams. Het alternatief als je die info voor jezelf wilde houden? De presentatie op twee schermen houden. Goed mogelijk natuurlijk, maar niet altijd even handig of praktisch. Een andere ergernis was dat je als presentator niet de mogelijkheid had om de volgende dia in je presentatie te bekijken. Ook een laserpointer en zoomfunctie ontbraken lange tijd in Microsoft Teams.
De functionaliteit Presenter Mode rekent af met die ongemakken en integreert PowerPoint met jouw Teams-omgeving. Je kunt nu direct binnen Teams een PowerPoint-presentatie starten en gebruikmaken van alle vertrouwde presentatiefunctionaliteiten. PowerPoint gebruiken in Teams is vrij eenvoudig. Selecteer hiervoor het onderdeel ‘PowerPoint’ bij het delen van inhoud. Je kunt een presentatie kiezen uit een reeds beschikbare lijst of een bestand selecteren op je computer of in je OneDrive.
Heb je een presentatie geselecteerd? Dan opent Teams die automatisch in de presentatiemodus. Voor de presentator ziet de weergave er ongeveer hetzelfde uit als de ‘presenter view’ in PowerPoint, terwijl je toehoorders standaard alleen de huidige dia zien. Je kunt er tevens voor kiezen om die laatste instelling te wijzigen, waardoor je publiek ook de mogelijkheid heeft om een andere dia te bekijken dan degene die jij op dat moment toelicht.
Creëer je virtuele ik met Mesh for Teams
Een andere interessante ontwikkeling binnen Teams is Mesh for Teams. Mesh is Microsofts virtualrealityplatform. Het heeft de vorm van een virtueel kantoor dat teams en individuele medewerkers allerlei tools biedt om makkelijker op afstand samen te werken. Mesh is niet alleen te gebruiken op je desk- of laptop, maar ook op smartphones, tablets en diverse VR-headsets. Je deelt een virtuele ruimte waarin je kunt chatten, vergaderen en samenwerken, maar bijvoorbeeld ook holografische content en VR-toepassingen deelt. Mesh is de toegangspoort naar de ‘metaverse’, een digitale spiegelwereld die wordt bewoond door ‘digital twins’ van mensen, plaatsen en dingen.
Een goed voorbeeld van zo’n virtueel werkuniversum is Nth Floor, een door Microsoft en Accenture ontworpen virtuele kantooromgeving. Volgend jaar krijgt Mesh een nieuwe functionaliteit. Gebruikers kunnen dan geanimeerde avatars gebruiken in Teams. De avatar is een alternatief voor de welbekende profielfoto en geeft medewerkers die niet op camera in een vergadering willen verschijnen toch de mogelijkheid om zichtbaar aanwezig te zijn. De gezichtsuitdrukking van je digitale ik verandert op basis van je stem, maar gebruikers hebben ook de mogelijkheid om zelf extra gezichtsuitdrukkingen toe te voegen aan de avatar. Naast de avatars wil Microsoft Mesh verder verrijken met virtuele vergaderzalen.
Microsoft Teams Connect
Een andere interessante noviteit is Microsoft Teams Connect, ook bekend als Shared Channels. Volgens Microsoft heeft deze tool de potentie om de samenwerking in Microsoft Teams flink te verbeteren. Teams Connect geeft je de mogelijkheid om kanalen te delen met iedereen, ongeacht of het gaat om collega’s, interne teams of externe partijen.
Voorheen moest je met gastaccounts werken om inhoud met externe deelnemers te delen. Met Teams Connect hoeft dat niet meer. Je kunt rechtstreeks vanaf een gedeeld Teams Connect-kanaal bestanden delen, gesprekken starten en videovergaderen met iedereen. Team-admins bepalen wie een gedeeld kanaal mag opzetten en controleren wie op een uitnodiging kan ingaan.
Voordelen
Zo’n gedeelde werkomgeving binnen Teams, waartoe zowel interne deelnemers als externe partners toegang hebben, verbetert de samenwerking op een aantal manieren.
- Het gebeurt nogal eens dat veiligheidsvoorschriften binnen de organisatie verhinderen dat je gebruikers kunt uitnodigen voor een team. Vaak zoeken mensen dan via andere kanalen de communicatie met die personen. Kanalen die meestal niet zo veilig zijn als Teams. Gedeelde kanalen voor Microsoft Teams lossen dit probleem op. Op een centrale en afgeschermde plek communiceer je met zowel externe agenten (partners, klanten, leveranciers) als interne teamleden zonder te switchen tussen verschillende applicaties.
- Met Teams Connect deel je eenvoudig een specifiek kanaal met meerdere teams. Een verkoopteam dat aan verschillende producten en met diverse klanten werkt, hoeft bijvoorbeeld niet voor elke externe agent een apart Team te creëren of het communicatiekanaal te wijzigen. Met gedeelde kanalen kunnen jouw salesmedewerkers efficiënt op één plek communiceren zonder tijd te verspillen.
Het gebruiken van Teams Connect is niet moeilijk. Je maakt een gedeeld kanaal op dezelfde manier aan als een standaard- of privékanaal in Teams. Vervolgens voeg je mensen toe met hun eigen Teams-identiteit. Ben je lid van een gedeeld kanaal of een team dat gedeelde kanalen beheert? Dan zie je een icoontje naast de naam van het kanaal in de lijst met Teams en kanalen. Word je uitgenodigd voor een gedeeld kanaal? Dan zie je het kanaal in je ‘home tenant’ en hoef je dus niet van tenant te switchen als je wilt chatten of aan bestanden wilt werken.
Nieuwe functies ontdekken met een Teams-training
Wil je nóg meer uit Microsoft Teams halen en de nieuwe features een goede plek geven binnen jouw organisatie? Dan is een Teams-training van Master IT waarschijnlijk wel wat voor jou. De training ‘Managing Microsoft Teams’ is bijvoorbeeld ideaal voor mensen die de rol van Teams-beheerder nastreven. Deze professionals configureren, implementeren en beheren Office 365-workloads voor Microsoft Teams. Je leert hoe je beheer en beveiliging implementeert binnen Teams, maar ook hoe je verschillende Teams inzet en beheert.
De training ‘Microsoft Teams Voice Engineer’ leert je hoe je een geïntegreerde communicatieoplossing plant, ontwerpt, configureert en onderhoudt, maar ook hoe je problemen oplost bij een organisatie die Microsoft Teams gebruikt.
Wil je meer weten over de nieuwe Teams-functionaliteiten die in dit artikel de revue zijn gepasseerd? Of wil je een van onze trainingen volgen om Microsoft Teams nog beter te leren kennen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met Master IT. Je kunt bellen naar 040 23 23 390 of mailen naar info@master-it.nl.