Moderniseer jouw klassieke SharePoint websites
Sharepoint in Microsoft 365 verbetert en evolueert voortdurend. In dit artikel gaan we dieper in op ‘next steps’ die beschikbaar zijn gemaakt door Microsoft en handige tips voor iedereen die meer te weten wilt komen over SharePoint of voor het eerst een teamsite opricht.
Sharepoint Next Step
SharePoint next steps verschijnt wanneer je op de megafoon rechts bovenin klikt. Het is voornamelijk handig voor diegene die helpen bij het beheren van websites. Je wilt uiteraard het meeste uit SharePoint en andere geïntegreerde apps halen. Maar hoe zorg je voor een goede ‘first-run’ ervaring en hoe ga je verder? Deze vraag heeft twee antwoorden: 1. At-scale: bulkbewerkingen worden op meerdere SharePoint sites tegelijkertijd uitgevoerd door SharePoint beheerders. 2. Self-service: door gebruik te maken van ‘zelfbediening’, door te klikken op volgende stappen en een keuze te maken uit voorgestelde tips om de samenwerking tussen teams te verbeteren. Of je nu kiest voor optie 1 of 2, de websites in jouw beheer krijgen een mobiele gereedheid, bijgewerkte startpagina en verbeterde bibliotheek- en lijstervaringen. Daarnaast kun je ook nog eens extra profiteren van geïntegreerde apps zoals Outlook en Planner. Wanneer je je site hebt bijgewerkt ontvang je nuttige tips waarin je begeleid wordt bij het uploaden van een eerste set bestanden, het toevoegen van nieuwe leden en het plaatsen van nieuwsartikelen voor andere teamleden. Voeg Microsoft Teams toe als extra app voor het team, zodat je ook zorgt voor communicatie naast inhoud. Dit wordt ook wel eens ‘teamify’ genoemd. 
Self-service
‘Next steps’ biedt een geweldige kans om met je team vooruit te gaan en met het volste vertrouwen te werken aan je SharePoint site-interactie. Er zijn vier tips die beheerders en medewerkers in het paneel kunnen zien. 1. Teamleden uitnodigen: voeg je teamleden toe aan 1 groep. Wil je de volgende keer een nieuwe groep aanmaken met bijvoorbeeld andere of nieuwe leden? Dan heb je dat al eens gedaan en dan is het ‘a piece of cake’ voor je. 2. Nieuws posten: deel aankondigingen en updates met elkaar. Dat helpt bij het maken van een nieuwbericht wanneer je dat nog weinig hebt gedaan. 3. Bestanden uploaden: werk samen aan gedeelde inhoud met je team. Dit moedigt mensen aan om een document te uploaden waar je samen in kunt werken. 4. Geef kracht aan je website door middel van apps: voeg een notitieblok, agenda en team e-mail toe om je teamsamenwerking te bevorderen.
At-scale
Hierboven hebben we het al kort uitgelegd: SharePoint beheerders verplaatsen en plannen meerdere sites naar moderne ervaringen. Je kunt nu verbinding maken met nieuwe Office 365 groepen en bulkbewerkingen doen op tal van sites. Hiermee zijn de sites meteen klaar voor modernisering. Zo’n bulkbewerking kan zijn dat je een Office 365 groep tegelijkertijd met een reeks sites verbindt. Dit is voornamelijk interessant voor de zakelijke klanten omdat je hiermee de configuratie kunt beheren. Daarnaast bespaar je jezelf enorm veel tijd omdat je dit niet hoeft te laten doen door mensen en sites die voor deze bewerkingen in aanmerking komen. Wat moet je doen? Hieronder beschrijven we twee belangrijke zaken om de overstap te maken naar de nieuwste Office 365 Groups- en Sharepoint ervaringen, om op schaal te plannen en uit te voeren. 1: Gebruik de SharePoint Modernization Scanner tool om klassieke SharePoint sites en mogelijkheden beter te begrijpen en te moderniseren. Deze modernisatietool biedt: – Feitelijke gegevens over optimaliseren van bibliotheken en lijsten – Opnieuw bouwen van klassieke publicatieportals, blogs en workflow – Verbinden met Office 365 groepen. De modernisatiescanner genereerd dashboards welke de gereedheid van je sites beter beoordelen. Daardoor kun je sneller en makkelijker plannen maken voor de toekomst. Als je de SharePoint Modernization Scanner opent kun je een ‘scan mode’ kiezen. Vervolgens krijg je verschillende ‘checkboxen’ te kiezen die je ‘aan’ of ‘uit’ kunt vinken. Bij alle ‘scan modus’ opties is de ‘Office 365 Group Connection readliness’ een checkbox die je aan kunt vinken. 2: Moderniseer je websites met hulp van bulk group-connect PowerShell-script en CSV bestanden. Hierboven bespraken we de scanner. Na de uitvoering hiervan en het verwerken van de resultaten, heb je vastgesteld welke sites klaar zijn voor een groepsverbinding. Wanneer je dat inzichtelijk hebt ga je een CSV bestand voorbereiden om het bulk-groep verbindingsproces te sturen. De mogelijkheden zijn eindeloos, maar houd rekening met het volgende: – Zorg dat je een Microsoft Teams Team toevoegt aan elke SharePoint site – Moderniseer alle pagina’s van elke site – Maak de huisstijl helemaal clean – Pas op elke site een tenant thema toe. In SharePoint Theme Manager kun je je thema samenstellen. Wil jij nu ook jouw SharePoint websites moderniseren en wil jij weten hoe je SharePoint implementeert, beheert, migreert en beveiligt? Bekijk dan de MS-301 training: Deploying SharePoint Server Hybrid. Heb je een specifieke vraag over hoe SharePoint aansluit bij jouw werkzaamheden? Dan helpen onze opleidingsadviseurs je graag vrijblijvend verder! Bel even naar 0402323390, open de chat rechtsonder in beeld of mail naar info@master-it.nl