Haal het optimale uit jouw dag met Microsoft MyAnalytics

Hoe ziet jouw werkpatroon eruit? Met MyAnalytics leer je manieren om slimmer en efficiënter te werken. Zo kun je je samenwerking, netwerk, welzijn en focus verbeteren. Je ontvangt suggesties op basis van AI in Outlook via MyAnalytics.

Wat is MyAnalytics

Het is eigenlijk een verzameling aan informatie waar je eigenlijk al toegang tot hebt, maar waar je zonder enige ondersteuning niet snel berekeningen kunt uitvoeren. MyAnalytics vind je in het Microsoft 365 portaal en je krijgt per individu inzichten middels de volgende elementen: – MyAnalytics Dashboard – Insights Outlook add-in – Digests – Inline suggestions in Outlook – MyAnalytics adoption materials In het My Analytics dashboard zie je: 1. Statistieken over je werkpatronen 2. Samenwerking- en focustijd 3. Hoeveel dagen ben je losgekoppeld van je werk? 4. Hoe effectief werk je samen met je collega’s Heb je wel genoeg tijd om ongestoord individueel je werk te doen? Bescherm je agenda met de sectie ‘focus’. ‘Welzijn’ let zoals het woord al zegt op je welzijn en wil eventuele stress verminderen en stelt manieren voor hoe je dat kunt doen. ‘Welzijn’ is een belangrijke focus om in de gaten te houden wanneer je veel thuiswerkt. Als je thuiswerkt wil de grens nog wel eens vervagen tussen werkuren en de uren die daarbuiten vallen. De sectie ‘netwerk’ geeft je inzicht in de relaties die je hebt met je netwerk, gebaseerd op de werkzaamheden in de afgelopen periode. ‘Samenwerking’ laat zien met welke mensen je actief hebt samengewerkt op basis van vergaderingen, telefoontjes, chats en e-mails. Hoe kun je de suggesties zien die MyAnalytics je geeft? Heel eenvoudig: selecteer ‘suggesties bekijken’ en zie alle aanbevelingen om je werkpatroon te verbeteren.

Insights Outlook add-in

De invoegtoepassing van Outlook geeft je bruikbare inzichten om je taken bij te houden, focustijd te krijgen, tijd weg van het werk te plannen, werkrelaties te onderhouden en de balans tussen werk en privé te verbeteren. Via home kun je het Insights icoon aanklikken. Heb jij een overvolle agenda door ingeplande vergaderingen, taken en een alsmaar vollere e-mail inbox? Reserveer focustijd om je werkpatronen te verbeteren. In die focustijd kun je zonder onderbrekingen effectief samenwerken en netwerken, en jezelf focussen door jezelf te ontkoppelen en even bij te tanken. MyAnalytics is gemaakt om je privacy te beschermen. Het ondersteunt de naleving van GDPR en Microsoft heeft MyAnalytics ontworpen om te voldoen aan behoeften van de klant, middels GDPR vereisten.

Digests

Als gebruiker ontvang je elke week een samenvatting met suggesties om je manieren en werkpatronen beter te begrijpen en verbeteren. Het systeem genereert een samenvatting en hierna komt het terecht in je Outlook inbox. De werkpatronen worden telkens afgewisseld. Zo ontvang je bijvoorbeeld de ene week een samenvatting met betrekking tot focus en de andere week een samenvatting met betrekking tot samenwerking.

Inline suggestions in Outlook

Inline suggestions zijn AI-gestuurde meldingen en brief data die in Outlook verschijnen terwijl je bijvoorbeeld een uitnodiging voor een vergadering opstelt of leest. Wat heb je nu aan deze Inline suggestions? Het kan jouw productiviteit, maar ook die van je team verhogen door nuttige en praktische tips/suggesties over het houden van vergaderingen en het beheren van je e-mail. Het ondersteunt je bij het nemen van effectieve vergader- en emailbeslissingen, maar ook om betere samenwerkingsgewoonten op te bouwen. Het onderscheidt zich in twee typen suggesties: 1. Delay email delivery: bij het opstellen van je e-mail kun je de suggestie krijgen om de emailbezorging op een later tijdstip te plannen. Het is zo’n slim systeem dat het kijkt of de tijden overeenkomen met de werktijden en tijdzone van de ontvanger. Zo wordt de ontvanger bijvoorbeeld niet buiten werktijd gestoord. Deze melding krijg je enkel te zien als je gebruik maakt van Office 365 E5. 2. Outstanding tasks: wanneer je een agenda uitnodiging of e-mail leest, zie je de suggestie om uitstaande taken voor een ontvanger te bekijken. Dat ziet er dan zo uit: ‘You may have outstanding tasks for Mieke van der Sande. Would you like to review them now’? Dan kun je op ‘see my tasks’ klikken of ‘feedback’. Als je klikt op ‘see my tasks’ dan krijg je de uitstaande taken te zien en deze kun je openen om beter te bekijken met ‘open task’. Deze uitstaande taken kun je bekijken en markeren als ‘not a task’ of ‘mark as done’. Zo kun je de taken uit je takenlijst verwijderen. De outstanding tasks krijg je te zien bij Outlook Web en Outlook for Windows met Microsoft 365 of Office 365 licenties.

MyAnalytics Adoption Materials

Werk kan aangenamer worden, stress kan verminderd worden en de creativiteit en productiviteit kan verhoogd worden met behulp van MyAnalytics Adaption Materials. Individuele adoptie helpt je tijdig problemen te herkennen en gezonde werkgewoonten op te bouwen. Met teamadoptie ga je als team door een programma van meerdere werken waarbij je leert hoe je MyAnalytics gebruikt om problemen te diagnosticeren, doelen te stellen en bij te houden, maar ook nieuwe gewoonten te ontwikkelen om de manier waarop je team samenwerkt te veranderen. Playbooks en leermodules helpen je met het opbouwen van nieuwe gewoonten.

Hoe krijg ik toegang tot MyAnalytics?

MyAnalytics licenties worden door de beheerder toegewezen aan medewerkers. Hierna is de desbetreffende medewerker automatisch aangemeld bij MyAnalytics. Hierna ontvangt de medewerker een welkomstmail waarin duidelijk wordt uitgelegd hoe alles werkt. Alle gegevens zijn volledig privé! De werknemer krijgt inzicht in twee van de belangrijkste factoren: 1. Hoe de tijd wordt besteed 2. Met wie de tijd wordt besteed Elke dag maak je beslissingen, de ene dag weer anders dan de andere. Dat doen je collega’s ook. Al deze beslissingen worden genomen op basis van ondersteunende gegevens. Zonder die gegevens kan het een hele uitdaging zijn om een slimme beslissing te nemen waar je nu je tijd aan besteedt en hoe je die tijd doorbrengt. Wil jij ervoor zorgen dat je collega’s het optimale kunnen halen uit hun onderlinge samenwerking? Volg dan de MS-300 training en leer hoe jij het meeste kunt halen uit jouw Teamwork-beheerderrol van Microsoft 365.