De 10 voordelen van SharePoint Online

10/01/2017

Het werken met Office 365 en SharePoint Online biedt veel voordelen en slimme oplossingen voor je dagelijkse werk. Benieuwd wat deze ontwikkelingen voor jou kunnen betekenen? Lees dan hier wat de voordelen zijn van het gebruik van SharePoint Online.

1. Gemakkelijk beheren van externe gebruikers

In een reguliere SharePoint omgeving is er geen ingebouwde methode om bestanden te delen met gebruikers buiten het domein. Dit kan wel worden opgezet, maar kost tijd en moeite om te realiseren en te onderhouden. Met SharePoint Online is het gemakkelijker dan ooit om externe gebruikers toegang te geven. Gebruikers kunnen sites, mappen en individuele documenten delen met externe gebruikers. Het enige wat ze hiervoor nodig hebben is een Microsoft Account dat gelinkt is aan een zakelijk e-mailadres. Het is ook mogelijk om zogenaamde Guest Links te genereren, waarmee er lees- of bewerkrecht wordt gegeven zonder dat inloggen nodig is. De toegang kan op elk moment weer stopgezet worden.

2. Geen Network Share meer nodig met OneDrive for Business

OneDrive for Business is een eenvoudige opslagruimte in de cloud voor medewerkers. Iedereen die gebruikersrechten heeft voor een Personal Site -die eerst My Sites werd genoemd-, heeft toegang tot OneDrive for Business. Dit geeft gebruikers 1 TB persoonlijk opslagruimte. Deze opslagruimte staat overigens los van de totale SharePoint Online ruimte. OneDrive for Business geeft medewerkers een persoonlijke plek waar ze documenten kunnen synchroniseren en delen en samen kunnen werken met mensen binnen en buiten hun organisatie. Deze online plek kan worden bezocht vanuit veel verschillende apparaten. OneDrive for Business is geïntegreerd in Office-producten en kan ook in Windows Explorer worden gesynchroniseerd. SharePoint beheerders kunnen de OneDrive van gebruikers reguleren, bijvoorbeeld wanneer een medewerker de organisatie verlaat of als belangrijke documenten moeten worden verwijderd van hun OneDrive.

3. Altijd werken met de meest recente SharePoint versie

In het verleden bracht Microsoft elke 4-5 jaar een nieuwe versie van SharePoint uit, waarmee er weer een grote hoeveelheid aan nieuwe functionaliteiten de markt op kwam. Met SharePoint Online en Office 365 is er een continue release van nieuwe versies, verbeteringen en nieuwe mogelijkheden. Je werkt dus altijd met de laatste versie die de nieuwste ontwikkelingen bevat, zonder extra installatie of kosten. Updates worden altijd aangekondigd via de Office 365 Admin portal en worden eerst doorgevoerd in SharePoint Online alvorens ze beschikbaar komen voor lokale omgevingen.

4. Overal toegang tot je e-mail en documenten

Met Office 365 en SharePoint Online ben je niet langer gebonden aan een apparaat of netwerk. Wil je thuiswerken, maar ben je je werklaptop vergeten? Geen probleem, log gewoon in via Outlook Web Access en krijg direct toegang tot al je e-mails of gebruikt SharePoint online om belangrijke documenten te bekijken voor je Skype for Business meeting. Of ga je op pad en heb je geen volledige internettoegang? Synchroniseer je bestanden naar Windows Explorer vanuit Sharepoint Online en alle wijzigingen die je offline maakt worden automatisch geüpload zodra je weer toegang hebt tot internet. Ideaal!

5. Op- en afschalen is simpel

In Office 365 betaal je alleen voor datgene wat je nodig hebt en alleen wanneer je het nodig hebt. Je kunt gebruikers toevoegen en verwijderen bij het maandelijkse abonnement. Zo betaal je nooit voor ongebruikte licenties. Met een paar drukken op de knop in de Admin portal is een nieuwe gebruiker toegevoegd of verwijderd. Ook voor de opslagruimte binnen Office 365 geldt: je betaalt alleen voor wat je nodig hebt en in een handomdraai kun je desgewenst meer dataruimte bijkopen. Het aanschaffen van nieuwe servers of hard drives is overbodig geworden.

6. Betrouwbare oplossing

Bespaar geld met SharePoint Online! Uiteraard is het essentieel dat een bedrijfsomgeving altijd beschikbaar is en naar behoren werkt. Om dit te bereiken bij de lokale variant van SharePoint, is er vaak een flinke investering nodig in de vorm van hardware en IT-professionals. SharePoint Online is daarentegen betrouwbaarder en heeft meer uptime dan je redelijkerwijs kunt bereiken bij een lokale omgeving én heeft minder investering nodig. Mocht je een issue hebben -wat zelden voorkomt-, dan kun je een Support Ticket aanmaken via de Office 365 portal. Je krijgt over het algemeen binnen één werkdag antwoord.

7. Zet CAPEX om in OPEX

Door de overstap te maken naar SharePoint Online kun je onvoorspelbare investeringen omzetten naar voorspelbare gebruikskosten. Hiermee wordt er financiële ruimte gecreëerd die dan weer kan worden ingezet voor andere belangrijke zaken binnen de organisatie.

8. Goede beveiliging

Twijfel je nog over hoe veilig het is om data naar de Cloud te verplaatsen? Microsoft heeft beveiliging een top prioriteit gegeven bij SharePoint Online. Zo geven ze de locatie van hun datacenters niet prijs en maken gebruik van meerdere lagen fysieke beveiliging. Ze werken o.a. met biometrische beveiliging, bewegingssensoren, continue videobewaking en bewapende beveiliging bij de datacenters. Microsoft gebruikt BitLocker encryptie en beveiligt dataverkeer met SSL via HTTP. Information Rights Management options geeft je de mogelijkheid om verdere encrypties aan te brengen en de toegang tot gevoelige data te reguleren. Uiteraard heeft Microsoft een zeer uitgebreid back-up systeem van vele lagen in haar datacenters. Een van de belangrijke manieren waarop Office 365 zich onderscheidt van andere cloud oplossingen is dat er geen mining wordt gedaan en geen data wordt gebruikt voor advertenties. De identiteit van gebruikers wordt o.a. beschermd doordat er een sterk wachtwoord vereist is voor Office 365. Daarnaast is multi-level verificatie op een simpele manier in te stellen voor één, meerdere of alle gebruikers. Zo heb je altijd grip op toegang.

9. Geen onderhoud meer nodig

Over het algemeen hebben IT-afdelingen meer dan genoeg werk. Door over te stappen op SharePoint Online komen er uren vrij die normaliter elke week zouden moeten worden besteed aan onderhoud en verbeteringen van de lokale SharePoint omgeving. Deze tijd kan vervolgens besteed worden om te werken aan andere projecten die het bedrijf verder helpen; iedereen blij.

10. Gebruik Office direct in de browser

Met Office Online heb je toegang tot vrijwel alle functionaliteiten van je desktop Office-producten, maar dan in je browser. Open en bewerk documenten vanuit SharePoint of Outlook, bekijk previews of zoek naar je gewenste documenten en nog zoveel meer. Je kunt geavanceerde samenwerken met verbeterde coauteur mogelijkheden. Druk maken over het Office licenties is ook niet meer nodig, want nieuwe licenties kunnen gemakkelijk en snel worden toegevoegd of verwijderd.

Word een expert op het gebied van SharePoint

Enthousiast geraakt over SharePoint Online of werkt je organisatie er al mee? We bieden een breed scala aan waardevolle SharePoint en Office 365 trainingen die je verder helpen, of je nu een beheerder of eindgebruiker bent. Zo kan je bij ons terecht voor de Training SharePoint Online Power User. Na deze training ben je in staat om onder andere de beveiliging van een site te beheren, de structuur van een SharePoint site aanpassen en om ze zelf te maken. Tevens hebben we de Training SharePoint Online for Administrator. Na deze training ben je in staat om te werken met Side Collections en opslag opties, een taxonomy structuur te bouwen, gebruikersprofielen te managen en natuurlijk nog veel meer. Bij ons train je met onze unieke Active Learning methode. Twijfel je welke training het beste bij je past? We helpen je graag en daarom kan je rechts onderin je scherm met ons chatten, maar kan je ook een van de andere contact mogelijkheden boven aan je pagina gebruiken en ons bijvoorbeeld bellen op 040 2323390.