8 onmisbare IT tips voor eerstelijnsmedewerkers

Wanneer je voorop loopt in digitale transformatie, dan weet je hoe belangrijk het is om alle mensen de juiste tools en technologie te bieden. In de productie, horeca en technologie is er een grote beweging gaande. Eerstelijnsmedewerkers moeten digitaal versterkt worden! Daarom hebben we 8 tips opgesteld voor eerstelijnsmedewerkers om makkelijker te communiceren en taken te beheren.

1. Teams Walkietalkie

Microsoft Teams komt met een nieuwe push-to-talk ervaring wat veilige, directe en duidelijke spraakcommunicatie mogelijk maakt via de Cloud. Tablets en smartphones van werknemers veranderen in een walkietalkie. Deze functionaliteit is ingebouwd in Microsoft Teams en vermindert de hoeveelheid apparaten die je moet gebruiken. Dat vermindert tevens de kosten voor IT! Op deze manier hoeven klanten zich ook geen zorgen te maken over het afluisteren van buitenstaanders of crosstalk. De Walkietalkie werkt via mobiele data of WiFi en kan op verschillende locaties gebruikt worden. Walkietalkie kun je gebruiken middels een mobiele app.

2. Teams Tasks: rapportage, publicatie en targeting

– Zorg voor een consistente uitvoering van activiteiten op schaal over alle locaties van de organisatie: Tasks in Teams. Takenlijsten worden naar locaties gestuurd – De voortgang wordt op locatie gevolgd – Hieruit komen realtime rapporten voort. Als bedrijf kun je taken aan verschillende locaties toewijzen, targeten en volgen. De eerstelijnsmedewerkers kunnen de taken vervolgens bekijken die aan hun toegewezen zijn.

3. Workforce management

Maak je gebruik van bepaalde systemen voor personeelsbeheer om planning, tijd en aanwezigheid te integreren? Dat kun je nu direct integreren met Shifts. Integreer het via Shifts Graph API’s en SDK. Ondersteunende scenario’s zijn openstaande ploegendiensten en het beheer hiervan, planningsgroepen, verlof- en ruilaanvragen en planningen. De JDA- en Kronos connector voor Shifts is open source en beschikbaar op GitHub.

4. SMS sign-in

Bij het woord ‘SMS’ denk je misschien: ‘SMS-en, doet iemand dat nog?’. Maar met een SMS aanmelding kunnen eerstelijnsmedewerkers zich aanmelden bij hun Azure AD -Azure Active Directory- account met behulp van eenmalige sms-codes. Dit is handig omdat je hierdoor niet voor al je Microsoft 365 – en aangepaste- applicaties, de gebruikersnamen en wachtwoorden moet onthouden. Wanneer je je inschrijft dan hoef je enkel je telefoonnummer in te voeren en dan krijg je een SMS bericht met een eenmalig wachtwoord. Deze melding via SMS is een Single Sign-on ervaring, waardoor je naadloos toegang hebt tot alle apps die je mag gebruiken. Deze SMS melding kun je instellen voor bepaalde groepen binnen het bedrijf en ze worden geconfigureerd op gebruikersniveau op de My Staff portal. Hierdoor wordt de druk op IT verminderd.

5. Shared device sign-out

Jezelf afmelden van gedeelde apparaten. Als eerstelijnsmedewerker gebruik je bijvoorbeeld één tablet of mobiel apparaat dat wordt gedeeld tussen de diensten. Dit is voor een organisatie een unieke beveiligingsuitdaging! Verschillende werknemers hebben toegang tot verschillende soorten gegevens gedurende de dag dat ze één en hetzelfde apparaat gebruiken. Maar daar heeft Microsoft 365 ook een oplossing voor! Aan het einde van een dienst kun je met één klik uitloggen van je Microsoft 365 account -of andere applicatie en browsersessies-. Hierdoor zijn jouw gegevens en de toegang tot bepaalde klantgegevens niet toegankelijk voor de volgende gebruiker van het apparaat.

6. Off-shift access Teams app

Als IT beheerder kun je Teams configureren om de toegang van werknemers tot de app op hun persoonlijke apparaat buiten werktijd te beperken. Hiermee zorg je ervoor dat werknemers niet onvrijwillig werken, terwijl ze niet in ploegendienst zijn en het helpt werkgevers om te voldoen aan arbeidsvoorschriften.

7. Delegated user management

Eerstelijnsmanagers kunnen het opnieuw instellen van een wachtwoord goedkeuren en werknemers in staat stellen telefoonnummers te gebruiken voor het inloggen via SMS. Dit kan allemaal via één portal die door IT is ingeschakeld voor eerstelijnsmanagers. Delegated User Management kan eerstelijnsmanagers toegang geven tot de My Staff portal. Waarom is dit handig voor de eerstelijnsmanagers? – Zo kunnen zij personeelsproblemen deblokkeren – Werknemers blijven verbonden met de apps die ze onderweg nodig hebbenHierdoor wordt de last van identiteitsbeheer op IT verminderd

8. Azure integratie met SAP SuccessFactors

De Azure AD’s user provisioning service kan geïntegreerd worden met SAP SuccessFactors. Hierdoor wordt het gemakkelijker om identiteiten van eerstelijnsmedewerkers op grote schaal aan boord te brengen en te beheren voor elke applicatie die Azure AD gebruikt. Deze functie bouwt voort op de mogelijkheid om gebruikers te voorzien van Azure AD in Workday. Workday is een ander HCM systeem dat algemeen beschikbaar is. Deze integratie helpt IT om de productiviteit van eerstelijnsmedewerkers te schalen. Bovenstaande mogelijkheden worden de eerste helft van 2020 uitgerold. Zoals je ziet speelt Microsoft Teams en Microsoft 365 hier een grote rol in. Ben je nog niet zo vaardig met Teams of Microsoft 365, maar wil je dat wel zijn? Kijk dan eens naar de Microsoft Teams training of ga voor een Microsoft 365 certificering waarmee je ook meteen je kennis en vaardigheden aantoont. Hierbij kun je denken aan de Microsoft Certified 365 Fundamentals.