Waarschijnlijk maakt jouw organisatie gebruik van een intranet zoals Sharepoint. Hoe dit netwerk wordt ingezet, verschilt per organisatie. Wanneer het intranet effectief is opgezet maakt het je werk makkelijker, de communicatie duidelijker en zorgt het voor een betere samenwerking. Dit omdat je informatie zowel toegankelijk als makkelijk deelbaar maakt. Maar; dan moeten jij en je collega’s het intranet natuurlijk wel op de juiste manier gebruiken! In deze blog vertellen we meer over hoe je ervoor kunt zorgen dat intranet een waardevolle aanvulling voor jouw organisatie wordt. Intranet wordt ook wel het interne en digitale gezicht van een organisatie genoemd. Dat is niet voor niks, want dit is waar werknemers naartoe gaan om verbinding te maken met de organisatie, collega’s en werkzaamheden. Daarmee vormt het intelligente intranet dus de basis van de digitale werkplek. Het is dan ook van belang om dit zo efficiënt mogelijk in te richten. Onze 5 beste intranet tips dragen bij aan de betrokkenheid en zullen zowel eindgebruikers als stakeholders verrassen.
1. Een goed begin…
Is het halve werk! Het is logisch dat intranet in de beginfase nog niet volledig wordt benut. Het heeft wat tijd nodig om te gaan leven onder alle medewerkers en om onderdeel te worden van iedereen zijn of haar routine. Maar een goede start kan wel zorgen voor een vlottere adoptie. Dit kun je op allerlei manieren aanpakken; zo kun je het intranet lanceren met een creatieve campagne, alle medewerkers hun leukste idee laten insturen voor een naam of een vrijmibo opdragen aan het intranet. Op deze manier zorg je ervoor dat het intranet meteen in de beginfase het onderwerp van de dag is!
2. Creëer inhoud en betrokkenheid
Al voordat het intranet gelanceerd is, is het belangrijk om -de juiste- informatie toe te voegen. Je stimuleert de interactie wanneer belangrijke informatie meteen vanaf dag 1 via het intranet geraadpleegd kan worden. Zorg er daarom voor dat het intranet vanaf dag 1 dé plek is waar alle relevante informatie kunt vinden. Daarnaast is het belangrijk om je medewerkers actief kennis te laten maken met het intranet door ze trainingen of een workshop te laten volgen. Zorg ervoor dat de medewerkers op deze leermomenten actief met het intranet aan de slag gaan zodat alles wat ze hebben geleerd direct kunnen toepassen.
3. Ambassadeurs
Wil je het intranet naar het volgende niveau brengen? Zorg dan voor een groep ambassadeurs die de doorsnede van de organisatie representeert. Deze mensen leid je op vóór de implementatie van het intranet, zodat ze vragen van hun collega’s kunnen beantwoorden. Ook geven zij feedback en noteren ze waar ze tijdens het gebruik van het intranet tegenaan lopen. Zo ontvang je feedback vanuit verschillende perspectieven en functies om het intranet zo effectief mogelijk te verbeteren.
4. Managementteam
Het is misschien vanzelfsprekend, maar de betrokkenheid van het managementteam is cruciaal voor een succesvolle adoptie van het intranet. De voorbeeldfunctie van een manager is hierbij erg belangrijk. Wanneer het managementteam het goede voorbeeld geeft zal de rest van de organisatie snel volgen.
5. Stel intranet in dienst van belangrijke processen
Een nieuw intranet moet eigenlijk de snelste en makkelijkste manier zijn om belangrijke processen uit te voeren. Oude routines moeten worden doorbroken en worden omgezet naar nieuwe routines, omdat medewerkers het anders toch op de oude en vertrouwde manier doen. Het is dan wel van belang dat de nieuwe processen minstens net zo makkelijk en snel, maar het liefst makkelijker en sneller gedaan kunnen worden. Het gebruik van intranet kan veel voordelen met zich meebrengen, mits de medewerkers er op de juiste manier gebruik van maken. Met deze 5 relatief simpele tips kom je gegarandeerd een heel eind! Blijf vooral constant evalueren en vernieuwen. Het intranet is immers nooit echt af! Wanneer je je verder wilt ontwikkelen op dit vlak en jouw organisatie met Microsoft 365 werkt, hebben wij het juiste traject wat hierop aansluit. De MS-300 en MS-301 trainingen leren je alle ins en outs over intranet en zet je de eerste stap richting de Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate Certificering!