5 Microsoft Teams tips die je niet mag missen!

Met deze Microsoft Teams tips breng jij Microsoft Teams binnen jouw organisatie naar de ‘next level’. Bereik de juiste mensen sneller, beloon je collega’s met badges, verzamel feedback in realtime, gebruik Microsoft Teams Rooms als interactief whiteboard apparaat en ontdek de Microsoft Teams Templates.

1. Bereik snel de juiste mensen met tags in Microsoft Teams

Het is wel eens moeilijk om de namen van elk lid van een team of een expert te onthouden. Zit je ook wel eens te zoeken in je oude e-mails, je notitieblok vol met notities of vraag je regelmatig aan andere mensen om het juiste contact? Dat kost je veel tijd en frustratie, maar daar is een oplossing voor! Met behulp van tags in Microsoft Teams kun je de gebruikers binnen je team organiseren op basis van verschillende kenmerken zoals expertise, vaardigheid of rol. Hierdoor bereik je eenvoudig en snel de juiste mensen. Hoe werkt het? Wanneer je je in een team bevindt, klik je op de linkerkant van het scherm op ‘meer opties’ en vervolgens kies je voor ‘tags beheren’. Hier kun je je tags maken. Als je dat hebt gedaan kun je de tag gebruiken om mensen te bereiken met een kanaalpost of chat. In het kanaal kun je de @ tag vermelden zodat de tagleden, die je in de vorige stap hebt toegevoegd, op de hoogte worden gebracht. Wanneer is het gebruik van tags handig? Role-based werk; je kent de rol van de persoon, maar niet altijd zijn of haar naam. Door middel van tags vind je de juiste personen. Creëer bijvoorbeeld de tag ‘customersupport’ en bij een klantprobleem gebruik je deze tag, zodat de juiste mensen het probleem op kunnen lossen. Bij grote teams is het gebruik van tags handig om een middenweg te vinden tussen individuen en kanalen. Bij een supermarkt heb je bijvoorbeeld verschillende afdelingen. Dan kun je een label aanmaken voor werknemers binnen één afdeling: de broodafdeling. Voor cross-functional projectteams worden tags gebruikt om een projectgroep te maken voor leden die niet vaak samenwerken. Dit gaat vaak om korte projecten. Daarnaast zijn tags nuttig voor het identificeren van een contactpunt of expert. In een bepaalde fabriek wil je bijvoorbeeld enkel de mensen aanspreken met een specifieke certificering. Extra tip:kies voor begrijpbare en duidelijke taal als je een tag aanmaakt. Daarnaast is het toegestaan om 100 tags aan te maken per team en 100 leden per tag. Elke gebruiker kan maximaal aan 25 tags worden toegevoegd. De IT beheerder kan tags uitschakelen en de eigenaar van het team kan wijzigingen beheren.

2. Maak badges en beloon mensen in Teams

Wie wil er nu niet af en toe erkend worden voor zijn of haar prestatie? Groot of klein, elke waardering is er één. Wanneer je een spelletje speelt heb je vaak de mogelijkheid om badges te verdienen die je groeiende vaardigheden of prestaties symboliseren. Bij Google word je ‘beloond’ aan de hand van je geplaatste aantal reviews. Binnen Microsoft Teams kunnen eerstelijnsmedewerkers erkend worden voor professionele prestaties en bewezen competenties. Start vandaag nog met het Open Badges App Template Teams-app met open source die geïmplementeerd kan worden in de organisatie. Met dit sjabloon kun je badges maken en deze badges toekennen aan teamleden. Als een badge is toegekend worden ontvangers en andere teamleden op de hoogte gesteld en kunnen de details van deze ‘award’ bekeken worden door de ontvanger die eenvoudig te taggen is in het kanaalgesprek. De teameigenaar kan enkel nieuwe badges maken. Waarom zou je binnen de organisatie hier gebruik van maken? Microprestaties kunnen vastgelegd worden door één van je collega’s op te merken, een badge toe te kennen en dat te vieren. Waardering krijgen voor je werk is belangrijk.

3. Snel feedback verzamelen in realtime

Er zijn verschillende applicaties die je kunt gebruiken om snel feedback in realtime te verzamelen. Snelle poll-functionaliteiten zijn: Open Agora, Polly, TinyPULSE en SurveyMonkey. SurveyMonkey heeft quizzen, peilingen en enquêtes toegankelijk en dynamisch gemaakt binnen Microsoft Teams. Een vraag die je als Team Admin zou kunnen stellen: ‘hoe tevreden ben je met je huidige werk tijdens het thuiswerken’? Erg tevreden, iets tevreden, iets ontevreden of erg ontevreden, kunnen antwoorden zijn. De Polly-app kun je toevoegen aan een bestaande site en hiermee kun je snel feedback verzamelen binnen je team. Vragen die je kunt stellen:’ hoe gaat je week tot nu toe’? of ‘hoe voel je je’? Met deze vragen kom je achter het perspectief en de kijk van mensen. Als deze vragen consequent gesteld worden, kan het helpen een perspectief te geven over de werkcultuur. Eigenlijk komt het neer op een snelle Q&A. Of je nu zelf wekelijkse peilingen binnen deze applicaties ontwerpt, al deze vragen kun je samenvoegen tot een wekelijkse beoordeling voor het team, om een gewoonte rondom feedbackbeoordeling en teamverbinding te bevorderen. Kijk wat het beste past bij het team en vind de juiste communicatiestijl met het team.

4. Microsoft Teams Rooms als interactief whiteboard apparaat

Het Microsoft Whiteboard maakt deel uit van de systeemeigen set van samenwerkingstools binnen Microsoft Teams. Als Microsoft Teams Rooms deel uitmaakt van een vergadering, dan kan het Microsoft Whiteboard worden weergegeven zodat alle deelnemers in de vergaderruimte het zien. Wanneer je een aanraakgevoelig weergaveapparaat hebt, kun je tevens tekenen op het scherm. Je kunt communiceren met externe deelnemers, schetsen en realtime diagrammen maken. Hoe schakel je het interactie whiteboard op een Microsoft Teams Rooms apparaat in? 1. Een aanraakgevoelig weergaveapparaat. Elk apparaat van Microsoft dat is gecertificeerd als aanraakgevoelig weergaveapparaat werkt met Microsoft Teams Rooms. Sluit de USB-kabel van de tv of monitor aan op de unit van Microsoft Teams Rooms. 2. Windows moet het weergaveapparaat herkennen dat via aanraking is ingeschakeld. In Microsoft Teams Rooms moet je het aanmelden als lokale beheerder en dan zoek je naar ‘Calibrate the screen for pen or touch input’. Het instelscherm van de tafel PC wordt hierdoor weergegeven. Als alles goed staat, zal je weergaveapparaat herkend worden als aanraakscherm. Word je beeldscherm niet weergegeven als aanraakfunctionaliteit? Dan is het raadzaam om beeldschermprogramma’s van de tv-fabrikant of monitor te installeren. Het kan ook zo zijn dat je het apparaat eerst moet configureren voor ‘pen and touch’ ondersteuning. Controleer daarnaast of de USB-kabel correct aangesloten is op Microsoft Teams Rooms. 3. Schakel Whiteboard in op je Office 365 tenant. Hiervoor moet je je aanmelden bij het Microsoft 365 Admin Center. Ga naar instellingen – submenu instellingen – whiteboard. Kijk of het ingeschakeld is voor iedereen in de organisatie. 4. De juiste versie. Jouw Microsoft Teams Rooms apparaat moet beschikken over de juiste versie: minimaal 4.0.105.0. Je kunt ervoor kiezen dat je Microsoft Teams Rooms apparaat automatisch updates uitvoert, dan ben je zeker voorzien van de recente versie. Deze functie is enkel beschikbaar bij deelname aan een Microsoft Teams vergadering, niet voor Skype voor Bedrijven.

5. Microsoft Teams Templates

Maak sneller en makkelijker Teams aan door middel van templates. Je hebt de keuze uit verschillende aanpasbare templates zoals een retail, healthcare of manage a event team. Daarin zijn al meteen verschillende kanalen ingesteld en daaraan zijn diverse apps gekoppeld zoals Files, Flow, OneNote, Wiki en Planner. Deze hoef jij niet allemaal zelf los toe te voegen. Met Microsoft Teams templates kun je teamstructuren standaardiseren, relevante apps weergeven en best practices schalen. Elke template heeft een ander doel en de templates worden geleverd met tabbladen, apps en gedefinieerde kanalen. De teamnaam, kanaalnaam en beschrijving kun je aanpassen. Na het aanmaken van een team ontvang je begeleiding hoe je het kunt gebruiken en wat je verder kunt aanpassen. Microsoft Teams rolt 12 templates uit voor de belangrijkste bedrijfstakken en bedrijfsscenario’s. Als organisatie kun je ook zelf aangepaste templates maken die passen bij de zakelijke behoeften. Dit doe je in het beheercentrum van Microsoft Teams. De beheerder kan nieuwe templates aanmaken of bestaande wijzigen. Microsoft Teams templates is een belangrijke bouwsteen voor IT teams om aangepaste ervaringen voor gebruikers op te bouwen. De komende maanden wordt deze nieuwe feature uitgerold. Ga jij aan de slag met deze 5 Microsoft Teams tips? Wanneer je vaardiger met Teams wilt worden kun je kiezen om onze Microsoft Teams gebruikerstraining te volgen waarbij je in 1 dag leert om als eindgebruiker je productiviteit te verhogen. Daarnaast hebben we ook een Microsoft Teams MS-700 beheertraining, waarbij je in 5 dagen dieper ingaat op de architectuur, implementatie van governance, compliance, beveiliging, beheer en integratie van Teams. Wil je hulp bij het kiezen van de juiste training, zodat jouw organisatie optimaal gebruik kan maken van Microsoft Teams? Open de chat rechtsonder in beeld, bel ons op 0402323390 of mail naar info@master-it.nl. Wij staan voor je klaar met een gratis en vrijblijvend advies!